Das Universitäts-Kinderspital beider Basel (UKBB) steht für eine Kindermedizin, die medizinische Qualität und menschliche Nähe verbindet. Damit dieser Anspruch auch in unterstützenden Prozessen spürbar bleibt, stellt das UKBB seine Personaleinsatzplanung grundlegend neu auf. Im Fokus stehen nicht nur klarere Strukturen und einfachere Prozesse, sondern auch die Basis für partizipative Prozesse mit myPOLYPOINT und die nächsten Schritte hin zur automatisierten Dienstplanung mit smartPEP.
Bewährt – aber historisch gewachsen.
Seit über 15 Jahren arbeitet das UKBB mit der POLYPOINT Personaleinsatzplanung (PEP). In dieser Zeit hat sich nicht nur die Software weiterentwickelt, sondern auch die Gesundheitsorganisation selbst. Neue Versionen, interne Veränderungen und zusätzliche Anforderungen führten dazu, dass die Planungsumgebung über die Jahre immer komplexer wurde.
Anthony Dyson, Projektleiter PEP26 am UKBB, beschreibt die Ausgangslage wie folgt:
«Wir hatten mehrere Tausend Ikonen, komplett inaktive Hierarchiebäume und etliche Konfigurationen, von denen keiner mehr etwas wusste. Die Übersichtlichkeit litt, ebenso die Bedienbarkeit – und damit auch die Grundlage für eine nachhaltige Weiterentwicklung. Darum wollten wir wieder eine saubere Basis schaffen.»
Gleichzeitig wuchs der Anspruch, digitale Möglichkeiten gezielt zu nutzen. Getreu dem Motto «kompetent und menschlich» sollte ein standardisiertes Fundament entstehen, das die Partizipation der Mitarbeitenden stärkt und sie trotz zunehmender Komplexität im Planungsalltag entlastet.
Der Entscheid: Ein bewusster Neustart.
Vor diesem Hintergrund entschied sich das UKBB bewusst gegen ein Weiterführen der bestehenden und sehr heterogenen Strukturen und für einen vollständigen Neuaufbau.
Ziel war es, einen sauberen, nachhaltigen Lösungsstand zu schaffen – mit klareren Strukturen, besserer Übersichtlichkeit und einer vereinfachten Bedienung. Besonders im Hinblick auf Funktionen in myPOLYPOINT sowie in der automatisierten Dienstplanung mit smartPEP sollte eine stationsübergreifende Standardisierung erreicht werden.
Das Vorgehen: analysieren, pilotieren, neu aufbauen.
Das Projekt startete im Frühjahr 2025 und wurde bewusst in mehreren Phasen umgesetzt. Im bestehenden Umfeld wurden Strukturen analysiert und für den Neuaufbau vorbereitet. Parallel dazu führte das UKBB das Identity Management (IDM) ein und pilotierte die neue myPOLYPOINT App auf einer Station. So konnten früh Erfahrungen gesammelt und wichtige Grundlagen für die nächsten Schritte geschaffen werden.
Im Herbst wurde die neue PEP-Instanz aufgebaut und entlang der definierten Standards konfiguriert. Bereits ab Mitte Oktober konnten die Planungsverantwortlichen in der neuen Lösung die ersten Dienstpläne für das Jahr 2026 erstellen, während die Mitarbeitenden vorerst noch im bisherigen PEP arbeiteten.
Dieses parallele Vorgehen erwies sich als grosser Vorteil. Typische Unstimmigkeiten, wie sie bei einem Neuaufbau zu erwarten sind, konnten früh erkannt und korrigiert werden – noch bevor das neue PEP flächendeckend produktiv genutzt wurde.
Ein Go-live, der im Alltag kaum spürbar war.
Die eigentliche Umstellung auf das neue PEP per 1. Januar 2026 war weit weniger spektakulär, als ein Projekt dieser Grössenordnung es vermuten lässt. Für viele Mitarbeitende bedeutete sie vor allem einen neuen Shortcut auf dem Rechner, während im Hintergrund technische Umstellungen vorgenommen und die Stempeluhren umgehängt wurden.
Anthony Dyson fasst diese Phase treffend zusammen:
«Die Umstellung war am 1. Januar fast gänzlich organisatorisch – es war mehr oder weniger lediglich eine Schalterumlegung.»
Dass sich die Benutzeroberfläche des neuen PEP kaum von der bisherigen unterschied, half zusätzlich. Die Umstellung war im Alltag kaum spürbar. Einzelne technische Herausforderungen mit den Stempeluhren traten zwar auf, konnten jedoch rasch identifiziert und gelöst werden.
Erste Effekte – und eine tragfähige Grundlage.
Heute verfügt das UKBB über eine deutlich strukturiertere und standardisiertere Planungsbasis. Einzelne Stationen haben bereits zurückgemeldet, dass beispielsweise das neue Ikonenkonzept übersichtlicher und einfacher wirkt. Gleichzeitig ist klar, dass ein grosser Teil des Nutzens erst mit den nächsten Projektphasen sichtbar werden wird.
Der Neuaufbau war damit nicht das Ziel, sondern die tragfähige Grundlage für die weitere Entwicklung des Projekts.
Partizipation als nächster Schritt.
Im Zentrum der nächsten Phase stehen die partizipativen Prozesse. Das UKBB möchte mitarbeitendenzentrierte Funktionen dort einführen, wo sie organisatorisch sinnvoll und im Alltag tragfähig sind. Der Einstieg erfolgt über Dienstwünsche, später sollen weitere Self-Services folgen, etwa Diensttausch oder zusätzliche Formen der Mitarbeitendenbeteiligung.
Dyson formuliert das Zielbild so:
«Unser Ziel ist eine möglichst umfassende partizipative Planung, überall wo es organisatorisch passt.»