Ausfallmanagement.
Weil Ausfälle unvermeidbar sind, aber nicht unsteuerbar.
Kurzfristige Abwesenheiten strukturiert managen – digital und regelkonform.
Unvorhergesehene Ausfälle gehören zum Alltag im Gesundheitswesen. Mit den Lösungen von POLYPOINT bleiben Sie handlungsfähig: Abwesenheiten erfassen, Ersatz finden, Dienstpläne anpassen und Kommunikation steuern.
Mehr Übersicht, weniger Unsicherheit:
- Einfach organisieren: Arbeitsunfähigkeitszeiträume erfassen, stufenweise Wiedereingliederung abbilden, Auswirkungen auf Soll- und Restarbeitszeit automatisch berechnen – für eine klare, effiziente Planung.
- Schnell reagieren: Offene Dienste, kritische Besetzungen und Handlungsbedarf auf einen Blick.
- Gezielt ersetzen: Intelligente Vorschläge statt manueller Suche – regelkonform und fair.
- Klar kommunizieren: Änderungen laufen digital und transparent – ohne Umwege.
Sechs Funktionen für strukturiertes Ausfallmanagement.
smartPEP
1.
Abwesenheiten erfassen –
einfach und vollständig
Ungeplante Abwesenheiten sofort managen.
- Medizinische oder private Gründe kontextspezifisch und sensitiv markieren.
- Ersatzbedarf wird erkannt und passend vorgeschlagen.
- Nachweise sicher hinterlegen, z. B. AU-Bescheinigungen; Restarbeitszeit wird automatisiert berechnet.
smartPEP
2.
Ersatz finden –
gezielt statt gesucht
Ersatzsuche – interaktiv über myPOLYPOINT.
- Intelligente Vorschlagslogik nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Vorgaben.
- Anfragen gehen per Push direkt an passende Mitarbeitende –Antworten fließen direkt in die Planung.
- Manuelle Umverteilung und Rückfragen werden reduziert.
smartPEP
3.
Ressourcen einsetzen –
bedarfsgerecht
Den passenden Ersatz planen – schnell und regelkonform.
- Personalressourcen aus dem Pool beziehen, nach Skills und Verfügbarkeiten gefiltert.
- Direkt in den Dienstplan übernehmen – ohne Medienbruch.
- Einsetzbar über alle Bereiche – auch interdisziplinär.
smartPEP
4.
Dienstplan anpassen –
flexibel und regelkonform
Dienstplan in Echtzeit anpassen.
- Kurz- und langfristige Planungsänderungen werden sofort sichtbar.
- Auswirkungen auf Arbeitszeiten, Pausen/Ruhezeiten sowie Stunden- und Zuschlagskonten werden berechnet.
- Hinterlegte Regulatorien werden bei geänderten Diensten geprüft und nachvollziehbar eingehalten.
smartPEP
5.
Kommunikation –
ohne Schleifen
Alle Beteiligten werden sofort informiert – digital und nachvollziehbar.
- Push-Benachrichtigung an Betroffene per App.
- Änderungen im Dienstplan jederzeit einsehbar.
- Digitale Bestätigung der Übernahme.
- Rollenbasierte Steuerung – z. B. für Planung, Controlling oder Führung.
smartPEP
6.
Dokumentiert, prüfbar, auswertbar
Vorgänge sind revisionssicher protokolliert und auswertbar – für HR, Payroll und Führung.
- Protokolle zu Änderungen, Freigaben und Vertretungen.
- Nachweise und Auswertungen einfach zur Hand.
- Export für Lohnabrechnung/Controlling.
Ergebnisse in Zahlen.
– 60 %
manueller Aufwand bei kurzfristigen Ausfällen.
+ 40 %
schnellere Besetzung durch gezielte Vorschläge.
– 50 %
Abstimmungsaufwand reduziert sich zwischen Planung, HR und Teams.
– 50 Min.
Zeitersparnis pro Ersatzsuche im Durchschnitt (pro Ausfallfall).
Hinweis: Werte basieren auf Projekten mit Gesundheitsorganisationen in der Schweiz, in Deutschland, Liechtenstein und darüber hinaus. Effekt variiert nach Ausgangslage und Reifegrad.
Häufige Fragen zum Ausfallmanagement
Was ist Ausfallmanagement im Gesundheitswesen?
Ausfallmanagement beschreibt den strukturierten Umgang mit kurzfristigen Abwesenheiten und unbesetzten Diensten. Ziel ist es, Ersatzbedarf frühzeitig zu erkennen, geeignete Mitarbeitende anzufragen und den Dienstplan regelkonform anzupassen. So trägt Ausfallmanagement dazu bei, den Versorgungsauftrag auch bei kurzfristigen Ausfällen zu erfüllen, Planungsverantwortliche zu entlasten und Änderungen transparent zu dokumentieren.
Wie unterstützen die Lösungen von POLYPOINT bei kurzfristigen Ausfällen?
POLYPOINT unterstützt den Prozess von der Erfassung der Abwesenheit bis zur Anpassung des Dienstplans. Ersatzbedarf wird sichtbar, geeignete Mitarbeitende können vorgeschlagen und per Push-Nachricht angefragt werden. Rückmeldungen fließen direkt in die Planung ein, sodass offene Dienste schneller und nachvollziehbar neu besetzt werden können.
Wie wird passender Ersatz gefunden?
Geeignete Mitarbeitende können anhand von Qualifikation, Verfügbarkeit, Berechtigungen, Arbeitszeitmodellen und hinterlegten Planungsregeln vorgeschlagen werden. Dadurch müssen Planungsverantwortliche nicht manuell in verschiedenen Übersichten suchen oder lange Telefonketten starten.
Welche Rolle spielt myPOLYPOINT im Ausfallmanagement?
myPOLYPOINT unterstützt die digitale Kommunikation mit Mitarbeitenden. Ersatzanfragen können per Push-Nachricht gesendet werden und Mitarbeitende melden direkt zurück, ob sie einen Dienst übernehmen können. Die Rückmeldungen fließen in die Planung ein und Änderungen am Dienstplan bleiben für die Beteiligten transparent und nachvollziehbar.
Wie bleibt der Dienstplan bei Ausfällen regelkonform?
Bei Dienstplanänderungen werden hinterlegte gesetzliche, tarifliche und betriebliche Vorgaben berücksichtigt. Auswirkungen auf Arbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausen, Arbeitszeitkonten und Zuschläge werden sichtbar. So können Planungsverantwortliche Ersatzbesetzungen prüfen, bevor sie die Änderung freigeben.
Wie werden Krankmeldungen und die eAU berücksichtigt?
Krankmeldungen werden als Abwesenheit erfasst, sodass der daraus entstehende Ersatzbedarf in der Planung sichtbar wird. Für gesetzlich versicherte Beschäftigte erfolgt der Nachweis in Deutschland in der Regel über die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, die der Arbeitgeber bei der Krankenkasse abruft. Für die Personaleinsatzplanung werden insbesondere Beginn und voraussichtliche Dauer der Abwesenheit berücksichtigt.
Wie hängen Ausfallmanagement und Poolmanagement zusammen?
Poolmanagement stellt verfügbare interne oder externe Ressourcen strukturiert bereit. Ausfallmanagement greift auf diese Ressourcen zurück, wenn kurzfristig Ersatz benötigt wird. So werden Personalpools, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Planungsregeln und Ersatzanfragen in einem durchgängigen Prozess zusammengeführt.
Wie unterstützt Ausfallmanagement HR, Entgeltabrechnung und Controlling?
Änderungen, Freigaben, Vertretungen und planungsrelevante Abwesenheitsinformationen können dokumentiert und ausgewertet werden. Dadurch entsteht eine belastbare Datengrundlage für HR, Entgeltabrechnung, Führung und Controlling.
Bereit für den
nächsten Schritt?
Ausfälle lassen sich nicht verhindern,
aber gezielt steuern.
Mit POLYPOINT behalten Sie Überblick und Handlungsfähigkeit.
Teil einer vernetzten Planungslösung – mit klarer Prozesslogik.
Der Personaleinsatz ist ein zentraler HR-Prozess mit Lösungen, die ineinandergreifen. Zusammen bilden sie ein smartes Workforce Management.
- Personaleinsatzplanung organisiert den konkreten Einsatz – dienstbasiert und regelgesteuert.
- Zeiterfassung und Zeitwirtschaft dokumentieren, was geleistet wurde – automatisiert und mobil.
- Flexibilisierung und Personalpools ergänzen die Planung um dynamische Ressourcen – steuerbar bei Schwankungen und Ausfällen.
- Ausfallmanagement sichert die Versorgung – mit klaren Workflows für Vertretungen und schnelle Ersatzanfragen.
- Automatisierte Planung reduziert Aufwand – mit intelligenten Vorschlägen.
- Employee Self Services binden Mitarbeitende direkt ein – für Verfügbarkeiten, Wünsche und Rückmeldungen.
