Standard­isieren.
Dann digitalisieren.

Gemeinsamer Rahmen – damit Planung über Bereiche und Abteilungen hinweg funktioniert.

Damit digitale Personalplanung nachvollziehbar und skalierbar wird, braucht es Standardisierung in diesen vier Feldern:

1. Rollen und Prozesse
   Wer plant, wer genehmigt, wer entscheidet über Ausnahmen? Und woher kommen die Informationen zu Verfügbarkeiten und Arbeitszeitmodellen? Erst mit der eindeutigen Rollenverteilung lässt sich ein einheitlicher digitaler Ablauf definieren.
   
   Beispiel: Die HR-Leitung definiert organisationsweite Regeln und Rollenprofile; operative Verantwortliche planen den Personaleinsatz bedarfsorientiert und steuern kurzfristige Änderungen.
   
   
2. Zeitmodelle und Vereinbarungen
   Ein zentrales Set an Arbeitszeitmodellen und Regelvereinbarungen (Schichtlängen, Pausen, Vollzeit, Teilzeit-Grundtypen) bildet die gemeinsame Basis. Eine zentrale Planungslösung bildet zudem auch flexible Arbeitszeitmodelle mit variablen Regeln ab – die ebenfalls jederzeit transparent für alle Planenden sichtbar sind. 
   
   Beispiel: Sind tarifliche Vorgaben, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und individuelle Abmachungen zentral hinterlegt – oder pflegt jede Station eigene Varianten?
   
   
3. Regelwerke
   Planungsregeln wie Ruhezeiten, maximale Arbeitstage, Wochenenden, Überstundengrenzen, Wunschregeln sollten zentral gepflegt werden. In einer digitalen Planungslösung lassen sich Regeln so hinterlegen, dass Verstöße oder Planungsfehler automatisiert erkannt, gemeldet und protokolliert werden. 
   Einheitliche Regeln erhöhen die Fairnesswahrnehmung: Niemand erhält Sonderbehandlungen und die Logik bleibt nachvollziehbar.
   
   Beispiel: Gesetzliche Ruhezeiten zwischen Diensten werden automatisch geprüft; bei Verstössen schlägt die Planungslösung Alarm.
   
   
4. Kommunikation und Zugriffsrechte
   Wer darf welche Planungsdaten sehen, wer hat wann Zugriff – und wie werden Änderungen gemeldet, freigegeben und bestätigt? Informations- und Kommunikationswege sollten einheitlich definiert werden. Über standardisierte Kommunikation (z. B. via App) ist sofort klar, worum es geht; Anfragen und Rückmeldungen laufen neutral und nachvollziehbar. Alle Beteiligten erhalten dieselben Informationen zur selben Zeit.
   
   Beispiel: Dienstanfragen werden über ein zentrales Tool oder eine App gestellt und bestätigt; Mitarbeitende sehen Dienstpläne, Änderungen und Rückmeldungen im selben Self-Service-Kanal.         
   
   

Digitales Tool allein reicht nicht – ohne vereinheitlichte Prozesse entsteht Wildwuchs.

• Jede Einheit plant anders: Unterschiedliche Lösungen werden eingesetzt oder umgangen; es entstehen Parallelstrukturen. Der Nachbearbeitungsaufwand steigt.
  Aus der Praxis: Oft erstellen Pflegekräfte ihren Dienstplan zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben in Excel. Werden solche Tabellen nebenbei gepflegt, sind Fehler vorprogrammiert – Schichten werden doppelt oder gar nicht besetzt. Korrekturen nehmen zu und Zeit fehlt für Führung und Betreuung.

• Transparenz sinkt: Mitarbeitende verstehen Regeln nicht, wenn unterschiedliche Maßstäbe angelegt werden und Misstrauen entsteht. Verantwortliche können den Überblick nicht behalten und Entscheidungen werden unsicher.
  Kurz: Planung wird zur Blackbox. Es fehlen einheitliche Kennzahlen und Protokolle, um die Personalplanung strategisch zu steuern.

• Compliance-Risiken steigen: Ohne zentral hinterlegte Regeln, Gesetze und Vereinbarungen werden Verstöße gegen Arbeitszeit- und Dokumentationsvorgaben leichter übersehen oder erst zu spät erkannt. In Umfragen benennen über die Hälfte der Organisationen rechtliche Risiken als Sorge bei unzureichender Digitalisierung im HR-Bereich.
  Aus der Praxis: Ruhezeiten werden versehentlich unterschritten, Mitarbeitende leisten zu viele Stunden oder Arbeitszeiten werden lückenhaft dokumentiert. Das kann teuer werden und Vertrauen beschädigen.

Partizipation, Flexibilisierung und Automatisierung funktionieren nur, wenn Prozesse und Regeln auf einer gemeinsamen Plattform abgebildet sind. 

POLYPOINT PEP
Schafft ein digitales Gerüst, in dem alle Planenden nach denselben Spielregeln arbeiten. Planungsregeln und Konfliktmeldungen sind fest in der Lösung verankert.

smartPEP
Bringt Mitarbeitendenwünsche, gesetzliche Vorgaben und organisatorische Ziele effizient in Einklang. Die KI-gestützte Lösung greift auf Regeln und Daten aus PEP zu und erstellt automatisiert Dienstplanvorschläge, die sowohl den Bedürfnissen des Personals als auch den betrieblichen Anforderungen gerecht werden.     

myPOLYPOINT App
Bindet Mitarbeitende auf standardisierte Weise über ein Self-Service-Portal ein. Transparenz ist ein zentrales Prinzip: Mitarbeitende sehen in der App den aktuellen Plan – und auch, warum ein Wunsch z. B. nicht berücksichtigt werden konnte. Die Kommunikation zwischen Planenden und Team erfolgt strukturiert und nachvollziehbar.