Standardiser.
Puis numériser.

Cadre commun – pour que la planification fonctionne au-delà des domaines et des services.

Pour que la planification numérique du personnel soit compréhensible et évolutive, une standardisation est nécessaire dans ces quatre domaines:

1. Rôles et processus
   Qui planifie, qui approuve, qui décide des exceptions? Et d’où proviennent les informations sur les disponibilités et les modèles de temps de travail? Seule une répartition claire des rôles permet de définir un processus numérique uniforme.
   
   Exemple: la direction RH définit les règles et les profils de rôles à l’échelle de l’organisation; les responsables opérationnels planifient l’affectation du personnel en fonction des besoins et gèrent les changements à court terme.
   
   
2. Modèles de temps de travail et accords
   Un ensemble centralisé de modèles de temps de travail et d’accords réglementaires (durée des quarts de travail, pauses, temps plein, types de temps partiel de référence) constitue la base commune. Une solution de planification centralisée permet également d’intégrer des modèles de temps de travail flexibles avec des règles variables, qui sont également visibles à tout moment pour toutes les personnes chargées de la planification
   
   Exemple: les conventions collectives, les accords d’entreprise et les accords individuels sont-ils enregistrés de manière centralisée ou chaque unité de soins applique-t-elle ses propres modalités?
   
   
3. Réglementations
   Les règles de planification, telles que les temps de repos, le nombre maximal de jours de travail, les week-ends, les limites d’heures supplémentaires, les règles relatives aux préférences doivent être gérées de manière centralisée. Une solution de planification numérique permet d’enregistrer des règles de manière à ce que les non-respects ou les erreurs de planification soient automatiquement détectés, signalés et consignés.
   Des règles uniformes renforcent la perception de l’équité: personne ne bénéficie de traitements de faveur et la logique reste compréhensible.
   
   Exemple: les temps de repos légaux entre les services sont automatiquement vérifiés; en cas de non-respect, la solution de planification donne l’alerte
   
   
4. Communication et droits d’accès
   Qui peut voir quelles données de planification, qui a accès et à quel moment – et comment les modifications sont-elles signalées, validées et confirmées? Les canaux d’information et de communication devraient être définis de manière uniforme. Une communication standardisée (p ex. via une application) permet de savoir immédiatement de quoi il s’agit; les demandes et les retours suivent un processus neutre et transparent. Toutes les personnes concernées reçoivent les mêmes informations au même moment.
   
   Exemple: les demandes de service sont soumises et confirmées via un outil central ou d’une application; les collaborateurs peuvent consulter les plannings, les modifications et les retours dans le même canal en libre-service
   
   

L’outil numérique à lui seul n’est pas suffisant – l’absence de processus uniformisés entraîne une prolifération de pratiques disparates.

Conséquences typiques d’un manque de standardisation.

• Chaque unité planifie selon ses propres méthodes:
  différentes solutions sont utilisées ou contournées, ce qui crée des structures parallèles. Le travail de post-traitement augmente.
  Dans la pratique: en plus de ses tâches habituelles, le personnel soignant établit souvent son planning de travail dans Excel. La gestion de ces tableaux en parallèle est source d’erreurs: certains quarts de travail sont attribués deux fois, d’autres ne sont pas pourvus. Les corrections se multiplient et il reste moins de temps pour l’encadrement et la prise en charge.

• Perte de transparence: si des critères différents sont appliqués, les collaborateurs ne comprennent pas les règles et la méfiance s’installe. Les responsables perdent la vue d’ensemble et les décisions deviennent incertaines.
  En bref: la planification devient opaque. L’absence d’indicateurs et de protocoles uniformes entrave tout pilotage stratégique de la planification du personnel.

• Augmentation des risques de non-conformité: en l’absence de règles, législations et accords centralisés, le non-respect des prescriptions en matière de temps de travail et de documentation passe plus facilement inaperçu ou est détecté trop tard. Dans les enquêtes, plus de la moitié des organisations identifient les risques juridiques comme un sujet de préoccupation en cas de numérisation insuffisante du domaine RH.
  Dans la pratique: les temps de repos sont involontairement insuffisants, les collaborateurs effectuent trop d’heures ou les temps de travail sont partiellement documentés. Cela peut coûter cher et nuire à la confiance.

La participation, la flexibilisation et l’automatisation ne fonctionnent que si les processus et les règles sont mis en œuvre sur une plateforme commune. 

POLYPOINT PEP
Crée un cadre numérique dans lequel toutes les personnes chargées de la planification travaillent selon les mêmes règles du jeu. Les règles de planification et les alertes en cas de conflit font partie intégrante de la solution. 

smartPEP
Concilie efficacement les préférences des collaborateurs, les exigences légales et les objectifs organisationnels. La solution basée sur l’IA accède aux règles et données du PEP et génère automatiquement des propositions de plannings de service qui répondent à la fois aux besoins du personnel et aux exigences opérationnelles     

Application myPOLYPOINT
Intègre les collaborateurs de manière standardisée via un portail en libre-service. La transparence est un principe fondamental: l’application permet aux collaborateurs de consulter le planning actuel et de comprendre pourquoi une demande n’a pas pu être prise en compte, par exemple. La communication entre les responsables de la planification et l’équipe est structurée et compréhensible.