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Planification de
l’affectation du personnel.
Lorsque les plannings sont transparents et fiables.
Des plannings qui concilient disponibilité et besoins.
Le quotidien dans le secteur de la santé est exigeant – il est d’autant plus important pour vous d’avoir une planification fiable, qui vérifie les prescriptions légales et internes, qui tient compte des disponibilités et qui crée une sécurité de planification.
Une meilleure vue d’ensemble, moins d’incertitude:
- Plannings: représentation des départements, des unités de soins et des rôles de manière flexible.
- Propositions: prise en compte des modèles horaires et des disponibilités conformément aux règles.
- Adaptations: mise à jour immédiate en cas de changements de dernière minute tels que le remplacement de ressources ou un échange de service – pour une réaction rapide.
Cinq fonctionnalités pour
une affectation du personnel fiable.
smartPEP
1.
Planification des services avec vue d’ensemble détaillée
Des feuilles de planification configurables de manière flexible et clairement structurées.
- Plans mensuels et annuels au niveau des unités et des collaborateurs.
- Connexions directes, p. ex. à la solution ERP pour la gestion des données de base.
- Vues des soldes, icônes et représentations configurables individuellement.
- Gestion basée sur les rôles – p. ex. pour la planification, le controlling ou la gestion.
smartPEP
2.
Services et modèles – flexibles et basés sur les qualifications
Définitions spécifiques des services et attribution en fonction des besoins et des compétences.
- Heures de service, imputation de temps et indemnités modélisables.
- Modèles de temps de travail, affectations temporaires et affectations secondaires possibles.
- Affectation en fonction des profils de qualification, des compétences ou des autorisations.
- Les préférences des collaborateurs issues de myPOLYPOINT (Employee Self Services) sont intégrées dans les propositions conformément aux règles.
smartPEP
3.
Planification avec des règles et de la sécurité
Planifier conformément à la loi – avec un contrôle en temps réel basé sur des règles.
- Règles de planification telles que les temps et jours de repos et la durée maximale de la journée de travail.
- Détection de conflits au-delà des groupes – en direct dans le processus de planification.
- Listes des conflits et feed-back pour les responsables des plannings.
smartPEP
4.
Transfert sans rupture
Les interventions se succèdent de manière fluide – au niveau du décompte et de la gestion du temps.
- Les suppléments et les comptes horaires sont mis à disposition de manière automatisée.
- Exportation vers Payroll ou systèmes RH (via rapport ou interface).
smartPEP
5.
Validations et gestion des versions
Finaliser la planification en toute sécurité – de manière transparente et vérifiable.
- État des plannings, variantes et niveaux de validation avec rôles et responsabilités.
- Historique des modifications/des révisiosns pour chaque modification.
- Indications de sous- ou sur-couverture directement dans le planning – avant la validation.
Résultats en chiffres.
– 85 %
de travail manuel pour les corrections.
> 50 %
établissement plus rapide des plannings.
100 %
précision de planification basée sur des règles fixes.
– 40 %
de questions relatives à la saisie du temps de travail et au calcul des indemnités.
Remarque: les valeurs sont basées sur des projets menés avec des organisations de santé en Suisse, en Allemagne, au Liechtenstein et au-delà. L’effet varie en fonction de la situation initiale et du degré de maturité.
Questions fréquentes sur la planification du personnel
Qu’est-ce que la planification du personnel dans le secteur de la santé?
La planification du personnel organise quand, où et avec quelles qualifications les collaboratrices et collaborateurs sont affectés. Dans le secteur de la santé, elle met en relation les besoins liés à la prise en charge, les disponibilités, les services, les rôles, les compétences ainsi que les dispositions légales, conventionnelles et internes. Elle permet ainsi d’établir des plannings qui assurent la continuité de la prise en charge, respectent les règles applicables et favorisent la satisfaction du personnel grâce à la prise en compte des souhaits et des disponibilités ainsi qu’à une répartition transparente des services.
Comment la solution PEP de POLYPOINT soutient-elle la planification des services?
PEP soutient la planification des services avec des feuilles de planification structurées, des plans mensuels et annuels, des vues basées sur les rôles et des contrôles fondés sur des règles. Les départements, unités de soins, rôles, modèles de service, modèles de temps de travail et qualifications peuvent être représentés de manière flexible. Les responsables de la planification, les cadres et le contrôle de gestion disposent ainsi d’une vue d’ensemble des différents états du planning, des variantes et des validations.
Comment les besoins et les disponibilités sont-ils conciliés dans la planification du personnel ?
La planification du personnel compare les besoins de l’organisation avec les ressources disponibles. Les horaires de service, les modèles de temps de travail, les qualifications, les autorisations, les disponibilités et les préférences des collaboratrices et collaborateurs peuvent être pris en compte. Cela permet d’identifier si les services sont pourvus de manière adaptée ou si des situations de sous-couverture ou de surcouverture apparaissent.
Comment la solution PEP contribue-t-elle à une planification conforme aux prescriptions légales et aux règles?
PEP contrôle les règles directement au cours du processus de planification. Celles-ci comprennent les dispositions légales, conventionnelles et internes, notamment les temps de repos, les pauses, le travail du dimanche et des jours fériés ainsi que la durée maximale de la journée de travail. Les conflits sont signalés suffisamment tôt afin que les responsables de la planification puissent réagir avant la validation du planning.
Que se passe-t-il en cas de changements de dernière minute dans le planning?
Les changements de dernière minute, tels qu’un remplacement, un échange de service ou d’autres adaptations, peuvent être actualisés de manière traçable dans le processus PEP. Les états du planning, les variantes et les validations restent transparents. Les modifications peuvent ainsi être mises en œuvre rapidement sans perdre la vue d’ensemble ni la sécurité du processus.
Quel est le lien entre la planification du personnel, la saisie du temps de travail et le décompte des salaires?
La planification du personnel définit les interventions prévues. La saisie et la gestion du temps documentent ensuite les prestations effectivement fournies. Les interventions, suppléments, indemnités et soldes de temps peuvent être mis à disposition pour le décompte des salaires, les systèmes RH ou la gestion du temps – selon le processus, par l’intermédiaire d’un rapport ou d’une interface.
Quelle est la différence entre la planification du personnel et la planification automatisée?
La planification du personnel constitue le processus opérationnel de base. Elle permet de gérer de manière structurée les services, les besoins, les disponibilités, les règles, les différents états du planning et les validations. La planification automatisée va plus loin en proposant des solutions intelligentes qui réduisent la charge de planification et soutiennent les responsables lors de l’élaboration des plannings.
Quel est le lien entre la planification du personnel et les Employee Self Services?
Les Employee Self Services impliquent directement les collaboratrices et collaborateurs dans la planification. Leurs souhaits, disponibilités, préférences ou retours peuvent être saisis numériquement et intégrés dans la logique de planification. Les membres du personnel constatent ainsi que leurs indications sont prises en compte et que la répartition des services devient plus compréhensible. Cela renforce l’adhésion au planning et contribue à la satisfaction du personnel.
À quelles organisations la planification du personnel de POLYPOINT est-elle destinée?
La solution PEP convient aux organisations de santé dont la planification des services est complexe, notamment aux hôpitaux, aux cliniques, aux établissements médico-sociaux et aux organisations multisites. Elle est particulièrement pertinente lorsqu’un grand nombre de services, de rôles, de qualifications, de règles et de changements de dernière minute doivent être coordonnés.
Prêt pour la
prochaine étape?
Une planification qui non seulement fonctionne, mais qui réfléchit aussi.
Élément d’une solution interconnectée –
avec une logique de processus claire.
L’affectation du personnel est un processus RH essentiel, avec des solutions qui interagissent. Ensemble, ils forment un Workforce Management intelligent.
- La planification du personnel organise l’affectation concrète – en fonction des services et des règles.
- La saisie et la gestion du temps documentent ce qui a été accompli – de manière automatisée et mobile.
- La flexibilisation et les pools de personnel complètent la planification par des ressources dynamiques – pilotables en cas de fluctuations et d’absences.
- La gestion des absences assure la continuité des soins – avec des workflows clairs pour les suppléances et des demandes rapides de remplacement.
- La planification automatisée réduit la charge de travail – grâce à des propositions intelligentes.
- Les Employee Self Services impliquent directement les collaborateurs – pour les disponibilités, les souhaits et les retours.
