Innovation und Entwicklung:
Was uns über den Sommer hinweg vorantreibt.

Seit jeher hat sich POLYPOINT dem Fortschritt verschrieben. Darum freuen wir uns, Ihnen im Zuge unserer neuesten Entwicklungen schon bald neue Lösungen zur automatischen Planung und Erfassung der Mitarbeiterpräferenzen sowie zur Erfassung von Vereinbarungen und betrieblichen Regelungen vorzustellen. In einer Welt, in der die Komplexität der Personalplanung stetig zunimmt, sind wir bestrebt, Ihnen innovative Tools zur Hand zu geben. Tools, die es Ihnen ermöglichen, sowohl Ihre betriebliche Variabilität zu optimieren als auch die Mitarbeiterzentrierung zu fördern.

Unsere neuen POLYPOINT Solutions für die Automatisierung und das Managen von Präferenzen und Vereinbarungen in der Dienstplanung werden wir im frühen Jahr 2024 ausliefern. Zusätzlich zu diesen neuen Features planen wir auch, bestehende Lösungen rund um die Partizipation von Mitarbeitenden zu verbessern und um den Aspekt der Präferenzeingabe zu erweitern. Schritt für Schritt arbeiten wir daran, Ihre Personalmanagementprozesse effektiver und reaktionsfähiger zu gestalten.

Klarheit und gute Daten.

Die zukünftigen Lösungen von POLYPOINT verwenden modernste Technologien aus den Bereichen Operations Research (OR) und Maschinelles Lernen (ML), die sowohl zur Optimierung von Prozessen als auch zur Vorhersage von Trends dienen. Es ist daher essenziell, dass Sie über eine gute Datengrundlage verfügen, die wir nutzen können, um Ihnen die bestmöglichen Ergebnisse zu liefern.

Die Kombination von Mensch und Maschine führt zu einer erhöhten Intelligenz, von der Ihr Unternehmen stark profitieren wird. Wir sprechen von einer partizipativen, automatisierten Dienstplanung, bei der sowohl Mitarbeiterpräferenzen als auch betriebliche Anforderungen berücksichtigt werden.

Was bedeutet das konkret für Sie?

Demnächst stellen wir Ihnen eine Reihe neuer Lösungen vor. Darunter befinden sich Erweiterungen der myPOLYPOINT App (Präferenzen), das Stations-Board, das Planning-Board und das Dashboard. Diese innovativen Werkzeuge wurden entwickelt, um die Effizienz in der Planung des Personaleinsatzes zu steigern und gleichzeitig die Flexibilität in Organisationen zu verbessern. Natürlich sind wir uns bewusst, dass Ihnen diese neuen Bezeichnungen unserer Lösungsbestandteile noch nicht vollständig vertraut sind. Aber alles zu seiner Zeit.

Was wir jedoch versprechen können: Die Lösungen haben das Potenzial, den Aufwand für die Dienstplanung um ein Vielfaches zu reduzieren, abhängig von Unternehmen und Umfeld sogar um den Faktor 5 bis 10. Gleichzeitig verfolgen sie das Ziel, die Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitenden deutlich zu erhöhen. Wir sind daher sicher, dass auch Sie sich auf diese Entwicklungen freuen.

Was die neuen Lösungen mit sich bringen. Und wie Sie sich darauf vorbereiten.

Betrachten Sie das Ganze nicht primär als eine Frage der Technologie. Vielmehr eröffnet es Ihnen die Gelegenheit, Prozesse zu verbessern und sich auf die beteiligten Menschen zu konzentrieren. Darum:

• Denken Sie darüber nach, wie Sie Ihre Mitarbeitenden digital in den Prozess einbinden können, damit sie integraler Bestandteil der neuen Abläufe werden.
  
  
• Überlegen Sie, wie Sie die Voraussetzungen für eine automatische Planung schaffen können und welche Auswirkungen dies auf Ihre Mitarbeitenden haben könnte.

Denn der erfolgreiche Übergang zur automatischen Planung erfordert sowohl technologische Veränderungen als auch eine Änderung der Unternehmenskultur hin zu mehr digitaler Beteiligung und Transparenz.

• Urlaubsfristen: Unsere automatisierte Planungslösung verlangt, dass die Urlaubsplanung für die jeweilige Periode, die automatisch berechnet wird, im System vollständig abgeschlossen ist. Die individuellen Urlaubszeiten aller Mitarbeitenden müssen im Voraus eingegeben werden. Folglich werden sie systematisch in die automatische Planung einbezogen.
  
  Dies stellt sicher, dass keine Dienstpläne erstellt werden, die mit geplanten Abwesenheitszeiten kollidieren. Die vollständige Erfassung und der Einbezug der Urlaubsplanung in das System vor Beginn des automatischen Planungsprozesses ist daher entscheidend, um die Genauigkeit und die Effektivität der Planung zu gewährleisten.
  
  
• Planungswunsch: Unsere Lösung bezieht alle Planungswünsche, die bis unmittelbar vor Beginn der automatischen Berechnung im System erfasst wurden, in den Planungsprozess ein. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, individuelle Präferenzen und Anforderungen anzugeben. Diese werden dann von unserem System zur Optimierung der Dienstpläne verwendet.
  
  Dieser Ansatz fördert nicht nur eine höhere Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden durch Berücksichtigung ihrer individuellen Bedürfnisse und Wünsche. Er verbessert auch die Effizienz und die Genauigkeit der gesamten Personalplanung. Es ist unser Ziel, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen betrieblichen Anforderungen und Mitarbeiterpräferenzen zu gewährleisten. Dieses Feature trägt wesentlich dazu bei.
  
  
• Planungspräferenzen: Es ist essenziell, dass individuelle Präferenzen der Mitarbeitenden nicht nur bekannt, sondern auch systematisch in der Planungslösung erfasst werden. Selbst wenn Mitarbeitende ihre Vorlieben kennen und Planende diese im Kopf haben, ist es entscheidend, dass diese Informationen auch im System hinterlegt sind. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre Präferenzen hinsichtlich bestimmter Schichten, Arbeitstage und Arbeitszeiten anzugeben. Diese Präferenzen müssen dann im System erfasst und gespeichert werden, um in die automatische Planung einfließen zu können.
  
  Nur wenn diese wertvollen Daten korrekt und vollständig im System hinterlegt sind, können sie effektiv genutzt werden. Damit gestalten Sie eine Dienstplanung, die den betrieblichen Anforderungen gerecht wird und gleichzeitig die Zufriedenheit und die Motivation von Mitarbeitenden fördert.
  
  
• Vereinbarungen: Eine der Stärken unserer Lösung liegt in ihrer Fähigkeit, betriebliche Vereinbarungen und Regelungen systematisch zu integrieren. Im Vergleich zu herkömmlichen Verfahren, bei denen wichtige Informationen und Richtlinien oft nur in den Köpfen einzelner Personen vorhanden sind, bietet unser System einen signifikanten Vorteil: Es ermöglicht die systematische Hinterlegung und Anwendung von Regeln und Vereinbarungen auf einer zentralen Plattform.
  
  Auf diese Weise wird die Planung effizienter, verlässlicher und rechtssicherer. Der Fokus verschiebt sich von der Erinnerung an einzelne Regeln hin zur Gestaltung von Prozessen, die auf soliden, systemisch integrierten Grundlagen beruhen.
  
  
• Bedarfsprofile: Basierend auf den spezifischen Bedarfsprofilen Ihres Unternehmens bietet unser System eine fortschrittliche Fähigkeit zur Planung. Entscheidend ist, dass diese Profile sorgfältig und detailliert im System hinterlegt werden, um eine optimale Personalzuweisung und -verwaltung zu gewährleisten. Wir haben öfter beobachtet, dass das Management des Personalbedarfs in manchen Betrieben nicht mit der notwendigen Sorgfalt und Aufmerksamkeit behandelt wird. Das kann zu ineffizienten Prozessen und nicht optimierten Ressourceneinsätzen führen.
  
  
• Pool Mitarbeiter und Springer: Im Zusammenhang mit der automatischen Personalplanung spielt das Management von Mitarbeiter- und Springer-Pools eine entscheidende Rolle. Ein effektives und transparentes Handling dieser Ressourcen innerhalb des Unternehmens ist unerlässlich, um das volle Potenzial unserer Lösung zu nutzen.
  
  Der Mitarbeiter- und Springer-Pool ist eine agile und adaptive Komponente in unserer automatischen Planungslösung. Er fungiert als dynamisches Reservoir von Talenten, die bereitstehen, um aufkommende Personalunterdeckungen auszugleichen und somit die Stabilität des Betriebsablaufs zu gewährleisten. Gleichzeitig kann der Pool als strategisches Instrument genutzt werden, um Überdeckungen zu managen. Durch die Identifizierung und Reservierung von Überschusspersonal kann dieses bei zukünftigem Bedarf eingesetzt werden.
  
  Kurzfristige Änderungen, unerwartete Ausfälle und plötzliche Anstiege in der Arbeitsbelastung können den Personalbedarf erheblich beeinflussen. Hierbei gewährleistet der effektive Einsatz des Mitarbeiter- und Springer-Pools eine flexible Reaktion auf diese Herausforderungen.
  
  Für ein erfolgreiches Handling ist es von großer Bedeutung, klare Unternehmensrichtlinien hinsichtlich des Managements und der Nutzung des Pools zu definieren. Dies gewährleistet eine optimale Nutzung dieser wertvollen Ressource. Und es trägt zur Stärkung der Effizienz und der Anpassungsfähigkeit Ihrer Personalplanung bei.
  
  
• Datenschutz und Sicherheit: Sind beides höchst brisante Themen in der IT wie auch im Gesundheitswesen. Deshalb setzen wir mit POLYPOINT Solutions auf Algorithmen, bei denen Ihre Daten genau dann in der Cloud sind, wenn sie es sein müssen – ansonsten bleiben sie bei Ihnen. Es ist uns bewusst, dass dieser Schritt typischerweise eine Freigabe durch den Sicherheitsbeauftragten erfordert und dass unter Umständen technische Dialoge bezüglich des Datenschutzes notwendig sind.
  Darum legen wir großen Wert auf enge Zusammenarbeit und gute Kommunikation. Um sicherzustellen, dass alle datenschutzrelevanten Anforderungen erfüllt werden und Sie sich in jedem Schritt des Onboarding-Prozesses sicher fühlen können.
  
  

Auf den Menschen zugeschnitten.

Die Einführung unserer automatisierten Planungslösung bedeutet nicht nur eine technische Umstellung. Sie wirkt sich auch tiefgreifend auf die beteiligten Menschen sowie auf Mitarbeitende und Planende aus. Es geht nicht nur darum, eine neue Software einzusetzen, sondern vielmehr um eine Transformation der Arbeitsweisen und -prozesse, die eine aktive Beteiligung und Anpassungsbereitschaft aller Beteiligten erfordert.

Eine zentrale Rolle bei diesem Übergang spielt die Integration von Mitarbeitenden in den Planungsprozess. Die Einführung neuer Technologien kann Herausforderungen mit sich bringen – es ist aber unsere Überzeugung, dass sie auch neue Möglichkeiten für eine effizientere und fairere Planung bietet.
Daher ermutigen wir alle Beteiligten, aktiv an diesem Prozess teilzunehmen und sich mit der neuen Technologie vertraut zu machen. Die Nutzung bereits vorhandener Funktionen – wie bspw. des Diensttausches, der Ressourcenersatzanfrage etc. – kann dabei helfen, die Vorteile der digitalen Planung zu erkennen und die Akzeptanz der neuen Lösung zu fördern.

Fazit.

Die Automatisierung der Personalplanung ist ein Schlüssel zur Bewältigung der Herausforderungen im Gesundheitswesen. Warten lohnt sich nicht. Beginnen Sie heute mit der Vorbereitung auf die Zukunft einer intelligenten und partizipativen Planung. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson. Wir unterstützen Sie auf jedem Schritt in die Zukunft.

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