POLYPOINT
Insights.

Das Universitäts-Kinderspital beider Basel (UKBB) steht für eine Kindermedizin, die medizinische Qualität und menschliche Nähe verbindet. Damit dieser Anspruch auch in unterstützenden Prozessen spürbar bleibt, stellt das UKBB seine Personaleinsatzplanung grundlegend neu auf. Im Fokus stehen nicht nur klarere Strukturen und einfachere Prozesse, sondern auch die Basis für partizipative Prozesse mit myPOLYPOINT und die nächsten Schritte hin zur automatisierten Dienstplanung mit smartPEP. Bewährt – aber historisch gewachsen. Seit über 15 Jahren arbeitet das UKBB mit der POLYPOINT Personaleinsatzplanung (PEP). In dieser Zeit hat sich nicht nur die Software weiterentwickelt, sondern auch die Gesundheitsorganisation selbst. Neue Versionen, interne Veränderungen und zusätzliche Anforderungen führten dazu, dass die Planungsumgebung über die Jahre immer komplexer wurde. Anthony Dyson, Projektleiter PEP26 am UKBB, beschreibt die Ausgangslage wie folgt: «Wir hatten mehrere Tausend Ikonen, komplett inaktive Hierarchiebäume und etliche Konfigurationen, von denen keiner mehr etwas wusste. Die Übersichtlichkeit litt, ebenso die Bedienbarkeit – und damit auch die Grundlage für eine nachhaltige Weiterentwicklung. Darum wollten wir wieder eine saubere Basis schaffen.» Gleichzeitig wuchs der Anspruch, digitale Möglichkeiten gezielt zu nutzen. Getreu dem Motto «kompetent und menschlich» sollte ein standardisiertes Fundament entstehen, das die Partizipation der Mitarbeitenden stärkt und sie trotz zunehmender Komplexität im Planungsalltag entlastet. Der Entscheid: Ein bewusster Neustart. Vor diesem Hintergrund entschied sich das UKBB bewusst gegen ein Weiterführen der bestehenden und sehr heterogenen Strukturen und für einen vollständigen Neuaufbau. Ziel war es, einen sauberen, nachhaltigen Lösungsstand zu schaffen – mit klareren Strukturen, besserer Übersichtlichkeit und einer vereinfachten Bedienung. Besonders im Hinblick auf Funktionen in myPOLYPOINT sowie in der automatisierten Dienstplanung mit smartPEP sollte eine stationsübergreifende Standardisierung erreicht werden. Das Vorgehen: analysieren, pilotieren, neu aufbauen. Das Projekt startete im Frühjahr 2025 und wurde bewusst in mehreren Phasen umgesetzt. Im bestehenden Umfeld wurden Strukturen analysiert und für den Neuaufbau vorbereitet. Parallel dazu führte das UKBB das Identity Management (IDM) ein und pilotierte die neue myPOLYPOINT App auf einer Station. So konnten früh Erfahrungen gesammelt und wichtige Grundlagen für die nächsten Schritte geschaffen werden. Im Herbst wurde die neue PEP-Instanz aufgebaut und entlang der definierten Standards konfiguriert. Bereits ab Mitte Oktober konnten die Planungsverantwortlichen in der neuen Lösung die ersten Dienstpläne für das Jahr 2026 erstellen, während die Mitarbeitenden vorerst noch im bisherigen PEP arbeiteten. Dieses parallele Vorgehen erwies sich als grosser Vorteil. Typische Unstimmigkeiten, wie sie bei einem Neuaufbau zu erwarten sind, konnten früh erkannt und korrigiert werden – noch bevor das neue PEP flächendeckend produktiv genutzt wurde. Ein Go-live, der im Alltag kaum spürbar war. Die eigentliche Umstellung auf das neue PEP per 1. Januar 2026 war weit weniger spektakulär, als ein Projekt dieser Grössenordnung es vermuten lässt. Für viele Mitarbeitende bedeutete sie vor allem einen neuen Shortcut auf dem Rechner, während im Hintergrund technische Umstellungen vorgenommen und die Stempeluhren umgehängt wurden. Anthony Dyson fasst diese Phase treffend zusammen: «Die Umstellung war am 1. Januar fast gänzlich organisatorisch – es war mehr oder weniger lediglich eine Schalterumlegung.» Dass sich die Benutzeroberfläche des neuen PEP kaum von der bisherigen unterschied, half zusätzlich. Die Umstellung war im Alltag kaum spürbar. Einzelne technische Herausforderungen mit den Stempeluhren traten zwar auf, konnten jedoch rasch identifiziert und gelöst werden. Erste Effekte – und eine tragfähige Grundlage. Heute verfügt das UKBB über eine deutlich strukturiertere und standardisiertere Planungsbasis. Einzelne Stationen haben bereits zurückgemeldet, dass beispielsweise das neue Ikonenkonzept übersichtlicher und einfacher wirkt. Gleichzeitig ist klar, dass ein grosser Teil des Nutzens erst mit den nächsten Projektphasen sichtbar werden wird. Der Neuaufbau war damit nicht das Ziel, sondern die tragfähige Grundlage für die weitere Entwicklung des Projekts. Partizipation als nächster Schritt. Im Zentrum der nächsten Phase stehen die partizipativen Prozesse. Das UKBB möchte mitarbeitendenzentrierte Funktionen dort einführen, wo sie organisatorisch sinnvoll und im Alltag tragfähig sind. Der Einstieg erfolgt über Dienstwünsche, später sollen weitere Self-Services folgen, etwa Diensttausch oder zusätzliche Formen der Mitarbeitendenbeteiligung. Dyson formuliert das Zielbild so: «Unser Ziel ist eine möglichst umfassende partizipative Planung, überall wo es organisatorisch passt.»

In vielen Gesundheitsorganisationen läuft Kommunikation heute mobil, schnell und kanalübergreifend. Rückfragen, Absprachen und kurze Entscheidungswege finden bereits in Plattformen wie Microsoft Teams oder Beekeeper statt. Genau hier entscheidet sich, ob digitale Planung als Entlastung erlebt wird – oder als zusätzlicher Umweg. Denn der eigentliche Bruch entsteht nicht dort, wo Informationen fehlen, sondern dort, wo Mitarbeitende für jeden planungsrelevanten Schritt die Umgebung wechseln müssen. Wer für Dienstwünsche, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung oder Rückmeldungen aus dem Kommunikationsfluss herausgerissen wird, erlebt Digitalisierung oft nicht als Vereinfachung, sondern als zusätzlichen Prozess. Die Integration von myPOLYPOINT setzt genau an diesem Punkt an. Planungsrelevante Funktionen werden dorthin gebracht, wo Zusammenarbeit bereits stattfindet. Das verkürzt Wege, reduziert Medienbrüche und macht Rückmeldungen schneller, verbindlicher und alltagstauglicher – für Mitarbeitende ebenso wie für Planungsverantwortliche. «Wir haben die Lösung in Teams integriert, weil Pflegeteams im Alltag stark mit Teams arbeiten. So haben Mitarbeitende eine App als zentralen Einstiegspunkt.» Michael Döring, CNO/Leitung Pflege und Soziales, LUKS Gruppe Der Mehrwert liegt deshalb nicht nur in der mobilen Nutzung, sondern im Arbeitsfluss selbst. Wenn Kommunikation und Planung näher zusammenrücken, entsteht eine verlässlichere Verbindung zwischen Wunsch, Rückmeldung und Entscheidung. Mitarbeitende bleiben in ihrer gewohnten Umgebung. Planende erhalten Informationen direkter. Organisationen schaffen eine digitale Arbeitsumgebung, die verbindet.

Die Zukunft der Dienstplanung im Langzeitpflegebetrieb: Oft sind es die grossen Spitäler oder medizinische Forschungseinrichtungen, die im Gesundheitswesen als Taktgeber agieren, wenn es um Innovationen geht. Dass es aber nicht immer nur Spitäler oder Kliniken sind, die Innovationen vorantreiben, bestätigt jetzt die Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe (LAK). Mit der Einführung von smartPEP und myPOLYPOINT als revolutionäre Lösungen für die Dienstplanung beweist sich die Institution als Vorreiterin im Langzeitpflegebereich. Im Interview erfahren Sie mehr über die Motivation der LAK, über die ersten Ergebnisse des Projekts und über die Zukunft der Dienstplanung im Gesundheitswesen. Kurt Salzgeber, bitte erklären Sie uns kurz, was myPOLYPOINT bzw. smartPEP ist und wie diese Lösungen zur Verbesserung des Arbeitsumfeldes bei der LAK beitragen. SmartPEP ist eine Softwarelösung, die den Dienstplanungsprozess automatisiert. Dabei wird die Partizipation der Mitarbeitenden mittels myPOLYPOINT, der mobilen App, ermöglicht. Durch die Einbindung der Mitarbeitenden möchten wir die Zufriedenheit und die Effizienz im Arbeitsumfeld steigern. Smart ist nicht nur die KI dahinter, welche auf Basis der vorhandenen Vorgaben und Fakten Dienstpläne automatisch erstellt, sondern auch das Vereinen der diversen Bedürfnisse von Mensch und Unternehmen. Was hat Sie zur Teilnahme am Innosuisse-Projekt veranlasst, welches in der Zwischenzeit erfolgreich abgeschlossen werden konnte? Unsere Motivation lag in der Erkenntnis, dass eine partizipative, automatische Dienstplanung in Gesundheitsbetrieben eine chancenreiche Unterstützung bieten kann. Und zwar rund um die Uhr. Im Rahmen von Mitarbeitendenbefragungen stellten wir fest, dass das Thema Ausfallsmanagement im Fokus stand. Gerade kurzfristig zu besetzende Wochenend-, Abend- oder Nachteinsätze bargen Potenzial für ausserordentlichen Planungsaufwand und rege Diskussionen bis hin zu Konflikten. Mit dem smarten Softwaretool hingegen werden Planungsverantwortliche deutlich entlastet, und zeitgleich sorgt eine reine datenbasierte Auswahl von Mitarbeitenden für Gerechtigkeit und somit mehr Zufriedenheit. Welches waren die wichtigsten Outcomes des Innosuisse-Projekts für die LAK? Ein zentraler Outcome war die Bestätigung, dass eine partizipative Dienstplanung effektiv zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit und der Produktivität beiträgt. Ausserdem haben wir wichtige Einblicke in das Optimierungspotenzial unserer Prozesse gewonnen. Die LAK hat den Roll-out beschlossen und der Kick-off fand statt. Wie treiben Sie nun das Projekt voran? Nach dem erfolgreichen Kick-off fokussieren wir uns auf den sukzessiven Roll-out von myPOLYPOINT und smartPEP. Im ersten Projektjahr wird die Implementierung an einem Standort stattfinden. Wir erwarten, dass der Roll-out bis Ende 2025 abgeschlossen sein wird, wobei wir besonderen Wert auf ein gründliches Onboarding und die kontinuierliche Einbindung aller Mitarbeitenden und Fachstellen legen. Welche Ziele verfolgt die LAK mit der Einführung von myPOLYPOINT und smartPEP? Unser Hauptziel ist die Erhöhung der Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch ihre Partizipation bei der eigenen Plangestaltung und transparenten Plangestaltung. Weitere Ziele sind die Konsolidierung unserer bestehenden Dienste für alle Standorte sowie eine Effizienzsteigerung bei der Planerstellung respektive den Umplanungen. Welche Vorteile bietet die aktive Einbindung von Mitarbeitenden in den Dienstplanungsprozess? Die Mitarbeitenden schätzen die Möglichkeit, ihre Präferenzen eigenverantwortlich via App einzubringen und Dienste im Äquivalenzprinzip mit Kolleginnen und Kollegen abzutauschen, was zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Motivation führen wird. «Ein zentraler Outcome war die Bestätigung, dass partizipative Dienstplanung effektiv zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit und der Produktivität beiträgt.» Kurt Salzgeber Haben Sie einen Ratschlag für unsere Leserinnen und Leser, die überlegen, ähnliche Technologien einzuführen? Mein Rat ist, das Commitment auf der strategischen Ebene frühzeitig einzuholen, Ziele zu definieren und zu prüfen, was zu tun ist, damit die Partizipation von Mitarbeitenden aktiv angegangen werden kann. Besondere Beachtung gilt dabei auch der Untersuchung von transparenten Präferenzen und Vereinbarungen sowie deren Wirkung auf die Betriebskultur. Generell kann gesagt werden: Je besser die Lösung mit abgestimmten und sinnvollen Fakten bedient wird, desto grösser ist die Chance, die gesteckten Ziele in guter Qualität zu erreichen. Wie sehen Sie die Zukunft der Dienstplanung im Gesundheitswesen? Die Zukunft liegt in der Automatisierung und der Partizipation. Moderne Technologien ermöglichen eine flexiblere und effizientere Planung, zum Wohle der Mitarbeitenden und der Organisation. Was ist der nächste Schritt für die LAK in Bezug auf die Nutzung von smartPEP? Mit dem Kick-off hat das Roll-out begonnen. Derzeit prüfen wir am Pilotstandort im Rahmen von Workshops die konkrete Anwendung der Tools und bearbeiten die letzten offenen Fragestellungen mit den Spezialisten. Anschliessend planen wir, die Nutzung auszubauen und in die kontinuierliche Schulung unserer Teams zu investieren, um alle Vorteile der Technologie voll auszuschöpfen. Können Sie etwas über die Zusammenarbeit mit POLYPOINT sagen? Die Zusammenarbeit gestaltet sich sehr professionell und ist charakterisiert durch Fachkompetenz und Partnerschaftlichkeit. Kurt Salzgeber ist Leiter Fachbereich Pflege und Betreuung sowie stellvertretender Vorsitzender der Geschäftsleitung der Liechtensteinischen Alters- und Krankenhilfe (LAK). Seine Karriere begann mit einer Ausbildung zum Pflegefachmann HF, gefolgt von einem Nachdiplomstudium (NDS) in Führung und Organisation. Um seine Kompetenzen weiter zu vertiefen, absolvierte er eine Ausbildung zum Personalfachmann mit eidgenössischem Fachausweis und eine Weiterbildung zum Spezialisten für Arbeitsrecht im Gesundheitswesen.

KUNDENSTORIES Das Luzerner Kantonsspital geht bei der automatisierten Dienstplanung voran. Das Luzerner Kantonsspital (LUKS) führt als eines der ersten Spitäler in der Schweiz eine auf künstliche Intelligenz (KI) beruhende automatisierte Dienstplanung ein. Dies soll den Planungsaufwand reduzieren, mehr Zeit für Kernaufgaben schaffen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Nach erfolgreichen Pilotversuchen startet die automatische Dienstplanung im ersten Halbjahr 2024 und soll bis 2026 auf alle Abteilungen der LUKS Gruppe ausgedehnt werden. Mit der durch KI automatisierten Dienstplanung nimmt das LUKS wie schon bei der Einführung seines Klinikinformationssystems LUKiS 2019 in Sachen Digitalisierung eine Vorreiterrolle ein. Michael Döring, CNO/Leiter Pflege und Soziales, spricht von einem grossen Meilenstein: «Der Pilotversuch hat gezeigt, dass wir den Planungsaufwand dank dem Einsatz der KI um etwa zwei Drittel reduzieren können. Das setzt Ressourcen für die Kernaufgaben der Mitarbeitenden frei und kommt daher auch unseren Patientinnen und Patienten zugute.» Die Einführung der KI-gestützten Dienstplanung wird als Meilenstein in der Digitalisierung des LUKS bezeichnet und ermöglicht eine effizientere Ressourcennutzung. Die Berücksichtigung von Mitarbeiterpräferenzen trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und unterstützt die Initiative des LUKS gegen den Fachkräftemangel. Erfahrungen aus dem Pilotversuch zeigen eine positive Resonanz seitens der Mitarbeitenden und das Potenzial der automatisierten Planung wird betont. Die Abteilungsleiterin Franziska Bissig und ihr Team, welche den Pilotversuch aktiv mitgestalten und das Produkt testen durften, ziehen ebenfalls ein positives Fazit: «Ich erlebe weniger Änderungswünsche oder negative Rückmeldungen meiner Mitarbeitenden. Mein Team war und ist erfreut über das grosse Potenzial, welches in der automatisierten Planung liegt. Nach Ablauf des Pilotversuchs war es uns deshalb wichtig, die KI-gestützte Dienstplanung weiternutzen und weiterentwickeln zu dürfen.» POLYPOINT freut sich, dass das Luzerner Kantonsspital das Potenzial von smartPEP erkannt hat und in Zukunft darauf setzt. Lesen Sie hier die offizielle Medienmitteilung des LUKS.