UKBB: Neustart für eine zukunftsfähige Planung.

Das Universitäts-Kinderspital beider Basel (UKBB) steht für eine Kindermedizin, die medizinische Qualität und menschliche Nähe verbindet. Damit dieser Anspruch auch in unterstützenden Prozessen spürbar bleibt, stellt das UKBB seine Personaleinsatzplanung grundlegend neu auf. Im Fokus stehen nicht nur klarere Strukturen und einfachere Prozesse, sondern auch die Basis für partizipative Prozesse mit myPOLYPOINT und die nächsten Schritte hin zur automatisierten Dienstplanung mit smartPEP. Bewährt – aber historisch gewachsen. Seit über 15 Jahren arbeitet das UKBB mit der POLYPOINT Personaleinsatzplanung (PEP). In dieser Zeit hat sich nicht nur die Software weiterentwickelt, sondern auch die Gesundheitsorganisation selbst. Neue Versionen, interne Veränderungen und zusätzliche Anforderungen führten dazu, dass die Planungsumgebung über die Jahre immer komplexer wurde. Anthony Dyson, Projektleiter PEP26 am UKBB, beschreibt die Ausgangslage wie folgt: «Wir hatten mehrere Tausend Ikonen, komplett inaktive Hierarchiebäume und etliche Konfigurationen, von denen keiner mehr etwas wusste. Die Übersichtlichkeit litt, ebenso die Bedienbarkeit – und damit auch die Grundlage für eine nachhaltige Weiterentwicklung. Darum wollten wir wieder eine saubere Basis schaffen.» Gleichzeitig wuchs der Anspruch, digitale Möglichkeiten gezielt zu nutzen. Getreu dem Motto «kompetent und menschlich» sollte ein standardisiertes Fundament entstehen, das die Partizipation der Mitarbeitenden stärkt und sie trotz zunehmender Komplexität im Planungsalltag entlastet. Der Entscheid: Ein bewusster Neustart. Vor diesem Hintergrund entschied sich das UKBB bewusst gegen ein Weiterführen der bestehenden und sehr heterogenen Strukturen und für einen vollständigen Neuaufbau. Ziel war es, einen sauberen, nachhaltigen Lösungsstand zu schaffen – mit klareren Strukturen, besserer Übersichtlichkeit und einer vereinfachten Bedienung. Besonders im Hinblick auf Funktionen in myPOLYPOINT sowie in der automatisierten Dienstplanung mit smartPEP sollte eine stationsübergreifende Standardisierung erreicht werden. Das Vorgehen: analysieren, pilotieren, neu aufbauen. Das Projekt startete im Frühjahr 2025 und wurde bewusst in mehreren Phasen umgesetzt. Im bestehenden Umfeld wurden Strukturen analysiert und für den Neuaufbau vorbereitet. Parallel dazu führte das UKBB das Identity Management (IDM) ein und pilotierte die neue myPOLYPOINT App auf einer Station. So konnten früh Erfahrungen gesammelt und wichtige Grundlagen für die nächsten Schritte geschaffen werden. Im Herbst wurde die neue PEP-Instanz aufgebaut und entlang der definierten Standards konfiguriert. Bereits ab Mitte Oktober konnten die Planungsverantwortlichen in der neuen Lösung die ersten Dienstpläne für das Jahr 2026 erstellen, während die Mitarbeitenden vorerst noch im bisherigen PEP arbeiteten. Dieses parallele Vorgehen erwies sich als grosser Vorteil. Typische Unstimmigkeiten, wie sie bei einem Neuaufbau zu erwarten sind, konnten früh erkannt und korrigiert werden – noch bevor das neue PEP flächendeckend produktiv genutzt wurde. Ein Go-live, der im Alltag kaum spürbar war. Die eigentliche Umstellung auf das neue PEP per 1. Januar 2026 war weit weniger spektakulär, als ein Projekt dieser Grössenordnung es vermuten lässt. Für viele Mitarbeitende bedeutete sie vor allem einen neuen Shortcut auf dem Rechner, während im Hintergrund technische Umstellungen vorgenommen und die Stempeluhren umgehängt wurden. Anthony Dyson fasst diese Phase treffend zusammen: «Die Umstellung war am 1. Januar fast gänzlich organisatorisch – es war mehr oder weniger lediglich eine Schalterumlegung.» Dass sich die Benutzeroberfläche des neuen PEP kaum von der bisherigen unterschied, half zusätzlich. Die Umstellung war im Alltag kaum spürbar. Einzelne technische Herausforderungen mit den Stempeluhren traten zwar auf, konnten jedoch rasch identifiziert und gelöst werden. Erste Effekte – und eine tragfähige Grundlage. Heute verfügt das UKBB über eine deutlich strukturiertere und standardisiertere Planungsbasis. Einzelne Stationen haben bereits zurückgemeldet, dass beispielsweise das neue Ikonenkonzept übersichtlicher und einfacher wirkt. Gleichzeitig ist klar, dass ein grosser Teil des Nutzens erst mit den nächsten Projektphasen sichtbar werden wird. Der Neuaufbau war damit nicht das Ziel, sondern die tragfähige Grundlage für die weitere Entwicklung des Projekts. Partizipation als nächster Schritt. Im Zentrum der nächsten Phase stehen die partizipativen Prozesse. Das UKBB möchte mitarbeitendenzentrierte Funktionen dort einführen, wo sie organisatorisch sinnvoll und im Alltag tragfähig sind. Der Einstieg erfolgt über Dienstwünsche, später sollen weitere Self-Services folgen, etwa Diensttausch oder zusätzliche Formen der Mitarbeitendenbeteiligung. Dyson formuliert das Zielbild so: «Unser Ziel ist eine möglichst umfassende partizipative Planung, überall wo es organisatorisch passt.»

Der Druck steigt: Hoher Koordinationsaufwand trifft auf knappe Ressourcen. Jährlich verlassen rund 7 Prozent der Pflegenden den Beruf – oft auch, weil flexible Arbeitsmodelle fehlen oder schwer zugänglich sind. Viele Organisationen arbeiten deshalb mit internen Personalpools oder externen Lösungen für Temporäreinsätze. Doch diese sind oft nicht durchgängig in der Dienstplanung abgebildet: Wesentliche Schritte wie Anfragen, Rückmeldungen oder der Abgleich von Verfügbarkeiten laufen vielerorts ausserhalb der Lösung, verursachen Medienbrüche und erhöhen den administrativen Aufwand. Was fehlt, ist die durchgängige Abbildung der Prozesse von Personalpool- und Temporäreinsatzplanung – End-to-End. «Flexibilisieren und Vernetzen heissen die Trumpfkarten, die auszuspielen sind.» Peter Gmeiner, Lead Portfoliomanagement, POLYPOINT Temporärarbeit und Poolmodelle: Planung ohne Umwege. So wird die gemeinsame Lösung von den beiden Partnern konkret umgesetzt: careanesth bringt die externe Temporärabdeckung über die Plattform ein, POLYPOINT bildet die Poolplanung direkt im PEP ab. Interner Personalpool im PEP: Planungsverantwortliche finden, buchen und planen verfügbare Mitarbeitende direkt im Planungsboard (Planblatt), stellen Anfragen und erhalten automatisierte Push-Bestätigungen. Eine Heatmap unterstützt die transparente Sicht auf Verfügbarkeiten. Pool-Metriken (inkl. CSV-Export) liefern Kennzahlen für Auswertung und Steuerung. Externe Ressourcen nahtlos einbinden: Die careanesth-Plattform ermöglicht den Zugriff auf qualifizierte Pflegefachpersonen zur Besetzung einzelner Schichten bis hin zu mehrmonatigen Einsätzen. Definierte Kompetenzen und Buchungsmechanismen sorgen dafür, dass Personalressourcen gezielt vermittelt werden. Selbstbestimmung und Flexibilität für Fachkräfte: Pflegefachpersonen definieren ihre Verfügbarkeiten selbst. Flexible Arbeitsmodelle wie Poolzugehörigkeit oder Springerfunktion – auch ergänzend zur bestehenden Festanstellung – werden einheitlich beschrieben und im Kapazitätsmanagement der Planungslösung nutzbar gemacht. End-to-End statt Insellösungen: Vernetzung setzt voraus, dass Abläufe vollständig digital abgebildet sind. POLYPOINT verbindet dezentrale und zentrale Prozesse und öffnet die Planung für interne und externe Personalpools. «Mit zeitgemässen zusätzlichen Arbeitsmodellen können wir dazu beitragen, die Zahl der jährlichen Berufsaussteiger zu senken.» Alain Meyer, Delegierter des Verwaltungsrats, careanesth

In vielen Gesundheitsorganisationen läuft Kommunikation heute mobil, schnell und kanalübergreifend. Rückfragen, Absprachen und kurze Entscheidungswege finden bereits in Plattformen wie Microsoft Teams oder Beekeeper statt. Genau hier entscheidet sich, ob digitale Planung als Entlastung erlebt wird – oder als zusätzlicher Umweg. Denn der eigentliche Bruch entsteht nicht dort, wo Informationen fehlen, sondern dort, wo Mitarbeitende für jeden planungsrelevanten Schritt die Umgebung wechseln müssen. Wer für Dienstwünsche, Verfügbarkeiten, Zeiterfassung oder Rückmeldungen aus dem Kommunikationsfluss herausgerissen wird, erlebt Digitalisierung oft nicht als Vereinfachung, sondern als zusätzlichen Prozess. Die Integration von myPOLYPOINT setzt genau an diesem Punkt an. Planungsrelevante Funktionen werden dorthin gebracht, wo Zusammenarbeit bereits stattfindet. Das verkürzt Wege, reduziert Medienbrüche und macht Rückmeldungen schneller, verbindlicher und alltagstauglicher – für Mitarbeitende ebenso wie für Planungsverantwortliche. «Wir haben die Lösung in Teams integriert, weil Pflegeteams im Alltag stark mit Teams arbeiten. So haben Mitarbeitende eine App als zentralen Einstiegspunkt.» Michael Döring, CNO/Leitung Pflege und Soziales, LUKS Gruppe Der Mehrwert liegt deshalb nicht nur in der mobilen Nutzung, sondern im Arbeitsfluss selbst. Wenn Kommunikation und Planung näher zusammenrücken, entsteht eine verlässlichere Verbindung zwischen Wunsch, Rückmeldung und Entscheidung. Mitarbeitende bleiben in ihrer gewohnten Umgebung. Planende erhalten Informationen direkter. Organisationen schaffen eine digitale Arbeitsumgebung, die verbindet.