UKBB: un nouveau départ pour une planification tournée vers l’avenir.

L’Hôpital universitaire pédiatrique des deux Bâle (UKBB) incarne la médecine pédiatrique alliant excellence médicale et proximité humaine. Afin que cette exigence se reflète également dans les processus de soutien, l’UKBB repense en profondeur sa planification des affectations du personnel. L’accent est mis non seulement sur des structures plus claires et des processus simplifiés, mais aussi sur la création d’une base pour des processus participatifs avec myPOLYPOINT et les prochaines étapes vers la planification automatisée des services avec smartPEP. Éprouvé – mais historiquement développé. Depuis plus de 15 ans, l’UKBB travaille avec la planification de l’affectation du personnel (PEP) POLYPOINT. Durant cette période, non seulement le logiciel a évolué, mais aussi l’organisation de santé elle-même. De nouvelles versions, des changements internes et des exigences supplémentaires ont rendu l’environnement de planification de plus en plus complexe au fil des ans. Anthony Dyson, chef de projet PEP26 à l’UKBB, décrit la situation initiale comme suit: «Nous avions plusieurs milliers d’icônes, des arborescences hiérarchiques inactives et de nombreuses configurations dont plus personne ne connaissait l’origine. La lisibilité en souffrait, tout comme la facilité d’utilisation, et donc la base d’un développement durable. C’est pourquoi nous voulions recréer une base propre.» Parallèlement, l’ambition d’exploiter de manière ciblée les possibilités numériques s’est renforcée. Conformément à la devise «compétent et humain», l’objectif était de créer une base standardisée qui renforce la participation des collaborateurs tout en les soulageant malgré la complexité croissante du quotidien de planification. La décision: un nouveau départ assumé. Dans ce contexte, l’UKBB a délibérément décidé de ne pas poursuivre les structures existantes très hétérogènes et d’opter pour une reconstruction complète. L’objectif était de créer une solution propre et durable – avec des structures plus claires, une meilleure vue d’ensemble et une utilisation simplifiée. En particulier dans la perspective des fonctionnalités de myPOLYPOINT et la planification automatisée des services avec smartPEP, une standardisation transversale devrait être atteinte. La démarche: analyser, piloter, reconstruire. Le projet a démarré au printemps 2025 et a été mis en œuvre en plusieurs phases. Les structures existantes ont été analysées et préparées pour la reconstruction. Parallèlement, l’UKBB a introduit l’Identity Management (IDM) et piloté la nouvelle application myPOLYPOINT dans une unité de soins. Cela a permis d’acquérir rapidement de l’expérience et de jeter les bases solides pour les prochaines étapes. En automne, la nouvelle instance PEP a été mise en place et configurée selon les standards définis. Dès la mi-octobre, les responsables de la planification ont pu établir les premiers plannings pour l’année 2026 dans la nouvelle solution, tandis que les collaborateurs travaillaient encore avec l’ancien système. Cette approche parallèle s’est révélée être un grand avantage. Les incohérences typiques, d’un nouveau système ont pu être identifiées et corrigées en amont, avant une mise en production généralisée. Un go-live guère perceptible au quotidien. Le passage effectif au nouveau PEP au 1er janvier 2026 a été bien moins spectaculaire qu’on aurait pu l’imaginer pour un projet de cette envergure. Pour de nombreux collaborateurs, cela s’est résumé à un nouveau raccourci sur leur ordinateur, tandis que des ajustements techniques étaient réalisés en arrière-plan et que les pointeuses étaient reconfigurées. Anthony Dyson résume bien cette phase: «Le passage au 1er janvier a été presque entièrement organisationnel – il s’agissait plus ou moins simplement d’un basculement.» Le fait que l’interface utilisateur du nouveau système ne diffère guère de l’ancienne a également aidé. Le changement n’était guère perceptible au quotidien. Quelques défis techniques liés aux pointeuses sont apparus, mais ont été rapidement identifiés et résolus. Premiers effets – et une base solide. Aujourd’hui, l’UKBB dispose d’une base de planification nettement plus structurée et standardisée. Certaines unités de soins ont déjà signalé que le nouveau concept d’icônes, par exemple, semblait plus clair et plus simple. Il est toutefois évident qu’une grande partie des bénéfices ne se manifestera qu’au cours des prochaines phases du projet. La reconstruction n’était donc pas une finalité, mais une base solide pour le développement futur. La participation comme prochaine étape. La prochaine phase se concentre sur les processus participatifs. L’UKBB souhaite introduire des fonctionnalités centrées sur les collaborateurs là où elles sont judicieuses sur le plan organisationnel et durables dans la pratique. L’introduction débutera par les souhaits de service, suivis d’autres Self-Services, comme les échanges de services ou d’autres formes de participation des collaborateurs. M. Dyson formule l’objectif comme suit: «Notre objectif est une planification participative la plus complète possible, partout où cela est pertinent sur le plan organisationnel.».

Les organisations de santé doivent compenser les absences et les fluctuations – dans un contexte de pénurie de personnel qualifié. Une enquête de la ZHAW estime le temps de coordination nécessaire pour chaque absence de courte durée à 55 minutes en moyenne; même une légère flexibilité peut réduire les frais de personnel d’environ 7%. C’est précisément là qu’intervient la collaboration entre POLYPOINT et careanesth: des ressources flexibles doivent être directement disponibles dans le PEP – sans étapes supplémentaires. "Flexibilisation et mise en réseau sont les cartes maîtresses à jouer". Peter Gmeiner, Lead Portfolio Management, POLYPOINT Travail temporaire et modèles de pool: une planification sans détours. Voici comment les deux partenaires mettent concrètement en œuvre leur solution commune: careanesth apporte la couverture temporaire externe via la plateforme, POLYPOINT reproduit la planification du pool directement dans le PEP. Pool de personnel interne dans le PEP: Les responsables de la planification trouvent, réservent et prévoient les collaborateurs disponibles directement dans le tableau de planification (feuille de planification), font des demandes et reçoivent des confirmations push automatiques. Une carte thermique permet d’avoir une vue transparente sur les disponibilités. Les métriques du pool (y compris l’exportation CSV) fournissent des indicateurs pour l’évaluation et le pilotage. Intégration transparente des ressources externes: La plateforme careanesth donne accès à des infirmières et infirmiers qualifiés pour pourvoir des équipes ponctuelles, même être affectés pour plusieurs mois. Le recours à des compétences définies et à des mécanismes de réservation garantit l’affectation ciblée des ressources en personnel. Autonomie et flexibilité pour les professionnels: les infirmières et infirmiers définissent eux-mêmes leurs disponibilités. Les modèles de travail flexibles, tels que l’appartenance à un pool ou la fonction de remplaçant – y compris en complément de l’emploi fixe existant – sont définis de manière uniforme et rendus exploitables dans la gestion des capacités de la solution de planification. Une approche de bout en bout plutôt que des solutions isolées: la mise en réseau suppose que les processus soient entièrement numérisés. POLYPOINT connecte les processus décentralisés et centralisés et ouvre la planification aux pools de personnel internes et externes. "Grâce à des modèles de travail modernes supplémentaires, nous pouvons contribuer à réduire le nombre de personnes quittant chaque année la profession". Alain Meyer, careanesth

Dans de nombreuses organisations de santé, la communication est aujourd’hui mobile, rapide et multicanale. Les demandes de précisions, les concertations et les processus décisionnels courts ont déjà lieu sur des plateformes telles que Microsoft Teams ou Beekeeper. C’est précisément à ce niveau que se joue l’expérience de la planification digitale: sera-t-elle perçue comme un soulagement ou comme un détour supplémentaire. En effet, le vrai frein ne se situe pas là où les informations manquent, mais là où les collaborateurs doivent changer d’environnement pour chaque étape liée à la planification. Lorsqu’on est extrait du flux de communication pour gérer les souhaits de service, disponibilités, pointages ou retours, la digitalisation est souvent vécue non pas comme une simplification, mais comme un processus supplémentaire. C’est précisément là qu’intervient l’intégration de myPOLYPOINT. Les fonctions de planification pertinentes sont directement accessibles là où la collaboration a déjà lieu. Cela réduit les intermédiaires, diminue les ruptures de médias et rend les retours plus rapides, fiables et adaptés au quotidien – pour les collaborateurs comme pour les responsables de la planification. «Nous avons intégré la solution dans Teams, car les équipes soignantes travaillent beaucoup avec Teams au quotidien. Ainsi, les collaborateurs disposent d’une application comme point d’accès central.» Michael Döring, CNO/direction des soins et du social, groupe LUKS La valeur ajoutée ne réside donc pas seulement dans l’utilisation mobile, mais aussi dans le flux de travail lui-même. Lorsque la communication et la planification se rapprochent, il en résulte un lien plus fiable entre le souhait, le feed-back et la décision. Les collaborateurs restent dans leur environnement habituel, les planificateurs reçoivent les informations directement et les organisations créent un environnement de travail digital qui connecte au lieu de séparer.