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Insights.

Dans de nombreuses organisations de santé, la communication est aujourd’hui mobile, rapide et multicanale. Les demandes de précisions, les concertations et les processus décisionnels courts ont déjà lieu sur des plateformes telles que Microsoft Teams ou Beekeeper. C’est précisément à ce niveau que se joue l’expérience de la planification digitale: sera-t-elle perçue comme un soulagement ou comme un détour supplémentaire. En effet, le vrai frein ne se situe pas là où les informations manquent, mais là où les collaborateurs doivent changer d’environnement pour chaque étape liée à la planification. Lorsqu’on est extrait du flux de communication pour gérer les souhaits de service, disponibilités, pointages ou retours, la digitalisation est souvent vécue non pas comme une simplification, mais comme un processus supplémentaire. C’est précisément là qu’intervient l’intégration de myPOLYPOINT. Les fonctions de planification pertinentes sont directement accessibles là où la collaboration a déjà lieu. Cela réduit les intermédiaires, diminue les ruptures de médias et rend les retours plus rapides, fiables et adaptés au quotidien – pour les collaborateurs comme pour les responsables de la planification. «Nous avons intégré la solution dans Teams, car les équipes soignantes travaillent beaucoup avec Teams au quotidien. Ainsi, les collaborateurs disposent d’une application comme point d’accès central.» Michael Döring, CNO/direction des soins et du social, groupe LUKS La valeur ajoutée ne réside donc pas seulement dans l’utilisation mobile, mais aussi dans le flux de travail lui-même. Lorsque la communication et la planification se rapprochent, il en résulte un lien plus fiable entre le souhait, le feed-back et la décision. Les collaborateurs restent dans leur environnement habituel, les planificateurs reçoivent les informations directement et les organisations créent un environnement de travail digital qui connecte au lieu de séparer.

Lorsqu’il s’agit d’innovations dans le domaine de la santé, ce sont souvent les grands hôpitaux ou les instituts de recherche médicale qui donnent le rythme. La Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe (LAK) confirme cependant aujourd’hui que ces derniers ne sont pas toujours les seuls en la matière. Avec l’introduction de smartPEP et de myPOLYPOINT comme solutions révolutionnaires pour la planification des services, l’institution s’affirme comme une pionnière dans le domaine des soins de longue durée. Cette interview vous en dit plus sur la motivation de la LAK, sur les premiers résultats du projet et sur l’avenir de la planification des services dans le secteur de la santé. Kurt Salzgeber, pouvez-vous nous expliquer brièvement ce que sont myPOLYPOINT et smartPEP et comment ces solutions contribuent à améliorer l’environnement de travail à la LAK. SmartPEP est une solution logicielle qui automatise le processus de planification des services. myPOLYPOINT est une application mobile qui permet aux collaborateurs de s’impliquer dans ce processus. En les faisant participer, nous souhaitons augmenter la satisfaction et l’efficacité dans l’environnement de travail. Smart ne se limite pas à l’IA, qui crée automatiquement des plannings de services sur la base des données et des faits existants, cette solution logicielle permet également de conjuguer les divers besoins humains et ceux de l’entreprise. Qu’est-ce qui vous a incité à participer au projet Innosuisse, lequel a pu être mené à bien entre-temps? Notre motivation était de reconnaître qu’une planification automatique et participative des services dans les établissements de santé pouvait offrir un soutien porteur de perspectives. Et ce, 24 heures sur 24. Dans le cadre d’enquêtes menées auprès des collaborateurs, nous avons constaté que le thème de la gestion des absences était au centre des préoccupations. Les affectations à court terme, le week-end, le soir ou la nuit, pouvaient être source d’un travail de planification considérable et de débats animés, voire de conflits. Le logiciel intelligent, quant à lui, allège considérablement la charge de travail des responsables de la planification et, dans le même temps, la sélection des collaborateurs uniquement basée sur des données garantit davantage d’équité et améliore ainsi la satisfaction du personnel. Quels ont été les principaux résultats du projet Innosuisse pour la LAK? L’un des principaux résultats a été la confirmation qu’une planification participative des services contribue efficacement à l’amélioration de la satisfaction au travail et de la productivité. Par ailleurs, nous avons obtenu des informations importantes sur le potentiel d’optimisation de nos processus. La LAK a décidé du déploiement et le lancement a eu lieu. Comment faites-vous avancer le projet? Après le succès du lancement, nous nous concentrons à présent sur le déploiement progressif de myPOLYPOINT et smartPEP. La première année du projet, l’implémentation aura lieu sur un site. Nous prévoyons d’achever le déploiement d’ici fin 2025, en accordant une importance particulière à un onboarding approfondi et à l’implication continue de tous les collaborateurs et services spécialisés. Quels sont les objectifs de la LAK avec l’introduction de myPOLYPOINT et smartPEP? Notre objectif principal est de renforcer la satisfaction des collaborateurs en les impliquant dans la planification de leurs tâches et en veillant à la transparence de celle-ci. Les autres objectifs sont la consolidation de nos services existants pour tous les sites et une efficacité accrue dans le processus et les changements de planification. Quels sont les avantages de l’implication active des collaborateurs dans le processus de planification des services? Les collaborateurs apprécient la possibilité d’exprimer librement leurs préférences via l’application et d’échanger des services avec leurs collègues de façon équitable, avec pour conséquence une satisfaction et une motivation accrues au travail. « L’un des principaux résultats a été la confirmation que la planification participative des services contribue efficacement à l’amélioration de la satisfaction au travail et de la productivité. » Kurt Salzgeber Avez-vous un conseil à donner à nos lectrices et lecteurs qui envisagent d’introduire des technologies similaires? Mon conseil est d’obtenir très tôt l’engagement au niveau stratégique, de définir des objectifs et d’examiner les mesures à prendre pour une approche proactive de la participation des collaborateurs. Il convient également d’accorder une attention particulière à l’analyse de la transparence des préférences et des accords et de leur impact sur la culture d’entreprise. De manière générale, on peut dire que plus la solution proposée est étayée par des faits cohérents et pertinents, plus les chances d’atteindre les objectifs fixés dans de bonnes conditions sont grandes. Comment voyez-vous l’avenir de la planification de services dans le domaine de la santé publique? L’avenir est à l’automatisation et à la participation. Les technologies modernes permettent une planification plus flexible et plus efficace, pour le bien des collaborateurs et de l’organisation. Quelle est la prochaine étape pour la LAK en ce qui concerne l’utilisation de smartPEP? Le lancement a marqué le début du déploiement. Actuellement, nous examinons l’utilisation concrète des outils sur le site pilote dans le cadre de workshops et traitons les dernières questions en suspens avec les spécialistes. Nous prévoyons ensuite d’étendre l’utilisation et d’investir dans la formation continue de nos équipes afin d’exploiter pleinement tous les avantages de la technologie. Pouvez-vous nous en dire plus sur la collaboration avec POLYPOINT? La collaboration est très professionnelle et caractérisée par l’expertise et le partenariat. Kurt Salzgeber est responsable du domaine spécialisé des soins et de la prise en charge et vice-président de la direction de la Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe (LAK). Sa carrière a débuté par une formation d’infirmier spécialisé ES, suivie d’un diplôme postgrade (NDS) en gestion et organisation. Afin d’approfondir encore ses compétences, il a suivi une formation de spécialiste en ressources humaines avec Brevet fédéral et une formation continue de spécialiste en droit du travail dans le domaine de la santé.

Dans la revue spécialisée « Krankenpflege », l’association suisse des infirmières et infirmiers ASI a publié un article passionnant sur le thème de la « planification autogérée et automatisée des services ». L’article contient des entretiens avec des personnalités phares telles que Michael Döring, CNO du groupe LUKS, Prof. Harold Tiemessen, responsable de l’Institut de modélisation et de simulation et chef du département d’ingénierie économique (a.i.) de l’OST (Ostschweizer Fachhochschule ou Haute École spécialisée de la Suisse orientale) et – ce qui nous réjouit tout particulièrement – Thomas Buerdel, Head of Innovation chez POLYPOINT. Pierre angulaire de cet article: la présentation de smartPEP, le système d’aide à la prise de décision pour une planification automatisée des services. Il a été développé par POLYPOINT dans le cadre d’un projet à l’initiative d’Innosuisse, aux côtés du partenaire de recherche qu’est l’OST et des partenaires d’application que sont l’hôpital cantonal d’Aarau, le centre pour personnes âgées du Liechtenstein (Liechtensteinische Alters- und Krankenhilfe), ainsi que les services psychiatriques d’Aarau (Psychiatrischen Diensten Aargau AG). L’hôpital cantonal de Lucerne LUKS est depuis peu le premier partenaire de mise en œuvre. Ensemble, les responsables interrogés ont partagé des informations instructives et captivantes sur smartPEP. Quelle est l’utilité de smartPEP ? smartPEP offre aux différentes institutions du secteur de la santé la possibilité d’organiser efficacement leur planification de services. Via l’application myPOLYPOINT, les collaborateurs saisissent leurs souhaits individuels de services et de congés ainsi que leurs préférences de temps de travail. Les personnes en charge de la planification peuvent définir les besoins en personnel et les règles. Ces informations constituent la base des propositions de plannings de services créées de manière automatisée, dont la qualité est ensuite contrôlée et validée par les responsables de la planification. Grâce à cette approche, il est possible de déployer des modèles de travail plus souples, d’alléger la charge des directions des services de soins et d’améliorer la satisfaction des collaborateurs en vue de lutter contre la pénurie de personnel soignant. Quels sont les principaux défis ? L’intégration en profondeur dans le système de gestion du temps et, en parallèle, le respect des conditions-cadres relatives à la loi sur le travail font partie des défis majeurs mentionnés par toutes les personnes interrogées. Le projet d’Innosuisse a mis en lumière l’extrême difficulté d’intégration dans smartPEP des nombreuses règles et préférences des différentes institutions afin de permettre une application la plus générique possible. En effet, les différences d’un établissement de santé à un autre sont considérables: taille, culture d’entreprise et règles spécifiques diffèrent selon l’institution. Une approche reposant sur une solution logicielle standardisée est donc essentielle pour une mise en œuvre réussie. Le groupe LUKS est la première institution de santé à utiliser smartPEP. Pourquoi ? Michael Döring, CNO du groupe LUKS, donne son avis sur la question : « Notre planification des services est un processus complexe et chronophage. En même temps, il est impératif d’occuper tous les services et de prendre en compte les besoins de l’ensemble des collaborateurs. La planification automatisée des services à base d’IA nous aide à diminuer les efforts de planification et à accroître la satisfaction des collaborateurs en prenant en considération leurs préférences. » Principales conditions requises pour l’utilisation de smartPEP. Pour que le déploiement de smartPEP soit possible, certaines conditions préalables doivent être satisfaites.Tout d’abord, il est nécessaire de garantir l’intégration dans l’infrastructure cloud de POLYPOINT, ce qui implique une connexion fiable entre l’environnement du client et les services en cloud. Dans ce contexte, les dimensions de la sécurité et de la protection des données jouent un rôle prépondérant. Une fois la connexion au cloud établie et les dernières mises à jour logicielles installées, il reste à introduire une solution axée sur les collaborateurs, p. ex. myPOLYPOINT, MS Teams ou Beekeeper. Ce genre de solution permet aux collaborateurs de communiquer directement leurs préférences personnelles. À ce stade, il ne faut surtout pas faire l’impasse sur les aspects techniques et stratégiques. L’adoption des nouveaux services par le personnel est déterminante. L’étape suivante consiste à saisir la totalité des règles et conventions pertinentes dans le système, y compris les besoins en personnel existants et les nouveaux paramètres à définir. Une intégration complète permet d’obtenir une représentation précise des exigences de l’établissement de santé et une planification des services flexible et adaptée aux besoins qui répond aux attentes des collaborateurs comme aux exigences organisationnelles. Quels sont les éléments à prendre en compte lors de l’implémentation de smartPEP ? Pour les personnes interrogées, plusieurs facteurs sont décisifs en vue d’une implémentation réussie de smartPEP. La direction doit réfléchir à l’utilisation qui doit être faite de smartPEP pour la planification des services au sein de son institution. Les clés de la réussite d’une telle mise en œuvre sont les suivantes: adoption par les unités de soins concernées avec une implication de toute l’équipe, direction et personnel soignant compris. Toutes et tous doivent être impliqués dans cette initiative de manière proactive pour que le processus de changement soit couronné de succès. D'où la nécessité d’introduire et d’accompagner la planification participative et intelligente des services et de communiquer clairement les attentes vis-à-vis des collaborateurs. Une étroite collaboration entre les services RH, les services spécialisés tels que les soins et les équipes informatiques, est également essentielle. Synthèse des personnes interrogées. Dans le cadre de l’introduction de la planification automatisée des services, il est impératif d’impliquer le personnel de manière proactive dans le processus de planification. À cette fin, les avantages de l’autonomisation grâce à la planification automatisée des services doivent être mis en avant: les collaborateurs sont en mesure de gérer activement leurs préférences, leurs souhaits de services et leurs conséquences, et d’enregistrer des mesures de promotion de la santé. C’est là une contribution considérable à la qualité des plannings, à la satisfaction des collaborateurs et à l’équilibre entre vie professionnelle et privée. À propos de l’ASI. L’association suisse des infirmières et infirmiers ASI est l’association professionnelle des infirmières et infirmiers diplômés qui exercent dans différents champs d’activité et fonctions. Ensemble, les membres et l’ASI défendent leurs intérêts. L’association défend également les intérêts des autres groupes professionnels impliqués dans le processus de soins. Avec plus de 25’000 membres, c’est l’une des principales associations professionnelles du secteur de la santé.

TÉMOIGNAGES CLIENTS L'hôpital cantonal de Lucerne prend les devants en matière de planification des services automatisée. L'hôpital cantonal de Lucerne (LUKS) est l'un des premiers hôpitaux de Suisse à introduire une planification des services automatisée basée sur l'intelligence artificielle (IA). Celle-ci doit permettre de réduire le travail de planification, de dégager plus de temps pour les tâches essentielles et d’améliorer la satisfaction des collaborateurs. Après des essais pilotes réussis, la planification des services automatisée sera lancée au premier semestre 2024 et étendue à tous les services du groupe LUKS d'ici 2026. Avec la planification des services automatisée par l'IA, le LUKS joue un rôle de pionnier en matière de numérisation, comme il l'a fait lors de l'introduction de son système d'information clinique LUKiS 2019. Michael Döring, CNO/directeur des soins et des affaires sociales, parle d'une grande étape. « L'essai pilote a montré que nous pouvions réduire le travail de planification d'environ deux tiers grâce à l'utilisation de l'IA. Cela libère des ressources pour les tâches essentielles des collaborateurs et profite donc aussi à nos patients ». L'introduction de la planification des services assistée par IA est considérée comme une étape importante dans la numérisation du LUKS et permet une utilisation plus efficace des ressources. La prise en compte des préférences des collaborateurs contribue à leur satisfaction et soutient l'initiative du LUKS contre la pénurie de personnel qualifié. Les expériences tirées de l'essai pilote montrent une réception positive de la part des collaborateurs, ce qui souligne le potentiel de la planification automatisée. La cheffe de service Franziska Bissig et son équipe, qui ont pu participer activement à l'essai pilote et tester le produit, tirent également un bilan positif : « J'ai constaté moins de demandes de modifications ou de retours négatifs de la part de mes collaborateurs. Mon équipe était, et est toujours, ravie de l'énorme potentiel que représente la planification automatisée. Au terme de l'essai pilote, il était donc important pour nous de pouvoir continuer à utiliser et développer la planification des services assistée par l’IA ». POLYPOINT se réjouit que l'hôpital cantonal de Lucerne ait reconnu le potentiel de smartPEP et qu'il mise sur lui à l'avenir. Découvrez ici le communiqué de presse officiel du LUKS (en allemand).

Les perturbations régulières du rythme biologique des humains sont associées à une série de problèmes de santé. Des problèmes de sommeil, voire des maladies graves, peuvent être la conséquence du travail de nuit avec rotation des équipes. Des études menées dans le domaine de la chronobiologie le confirment. Afin de lutter contre les risques pour la santé liés au travail de nuit et en rotation chez les professionnels de la santé, POLYPOINT se penche, en collaboration avec son client Ente Ospedaliero Cantonale à Bellinzone, sur une question importante : comment réduire les conséquences sur la santé du travail en rotation et améliorer ainsi la santé d'environ 35% des professionnels de la santé travaillant de nuit ? Au bout de sept ans déjà, les personnes travaillant de nuit avec rotation des équipes peuvent souffrir de maladies physiques et psychiques. 70 à 90 % d’entre elles se plaignent de troubles du sommeil. Les trous de mémoire, la probabilité d'accidents ou les risques de maladies sont multipliés. Des mesures préventives peuvent toutefois influencer de manière significative les effets mesurés. C'est précisément là que les deux entreprises interviennent ensemble afin de prendre en compte les aspects chronobiologiques pertinents dès la planification de la rotation des équipes. De manière automatisée et ciblée sur les interventions individuelles des collaborateurs. L'objectif vise à mettre en œuvre une planification du personnel favorable à la santé des professionnels de la santé dans le cadre du travail en rotation. Par exemple, la médication personnelle, les cycles de sommeil individuels ou l'état général des collaborateurs doivent être pris en compte dès la planification des rotations des équipes. Les effets attendus de cette planification d’avenir sont très prometteurs : une diminution des maladies chez les personnes travaillant en équipes un impact social positif pour les les personnes travaillant en équipes une meilleure acceptation de la planification de la part des personnes en quipes une augmentation de la productivité grâce à la qualité du travail une réduction des coûts de santé Ce passionnant projet d'innovation, mené par l'hôpital tessinois Ente Ospedaliero Cantonale et POLYPOINT, vient juste de démarrer et nous accompagnera tout au long des prochains mois. Personnes responsables du projet : Marco Bosetti CIO Ente Ospedaliero Cantonale Promoter EOC Prof. Dr med. Mauro Manconi Ente Ospedaliero Cantonale Project Lead EOC Marazza Michele Head of IT Process Development Ente Ospedaliero Cantonale Project coordinator EOC Lorenzo Ruinelli Data Scientist Ente Ospedaliero Cantonale Business Analyst EOC Thomas Buerdel CEO, Head of Business Development POLYPOINT Project Promoter POLYPOINT Dr. Christophe Irniger Head of Product Development POLYPOINT Project Lead POLYPOINT Restez informé de l'actualité. Vous recevrez d'autres nouvelles à ce sujet sur tous nos canaux médiatiques. Vous avez des questions sur la planification chronobiologique ? Alors prenez contact avec nous dès maintenant. Nous sommes là pour vous : marketing@polypoint.ch. (Sources : diverses publications et études tirées de : chronobiology.ch, aerzteblatt.de, sicherearbeit.at)