POLYPOINT
Insights.

L’Hôpital universitaire pédiatrique des deux Bâle (UKBB) incarne la médecine pédiatrique alliant excellence médicale et proximité humaine. Afin que cette exigence se reflète également dans les processus de soutien, l’UKBB repense en profondeur sa planification des affectations du personnel. L’accent est mis non seulement sur des structures plus claires et des processus simplifiés, mais aussi sur la création d’une base pour des processus participatifs avec myPOLYPOINT et les prochaines étapes vers la planification automatisée des services avec smartPEP. Éprouvé – mais historiquement développé. Depuis plus de 15 ans, l’UKBB travaille avec la planification de l’affectation du personnel (PEP) POLYPOINT. Durant cette période, non seulement le logiciel a évolué, mais aussi l’organisation de santé elle-même. De nouvelles versions, des changements internes et des exigences supplémentaires ont rendu l’environnement de planification de plus en plus complexe au fil des ans. Anthony Dyson, chef de projet PEP26 à l’UKBB, décrit la situation initiale comme suit: «Nous avions plusieurs milliers d’icônes, des arborescences hiérarchiques inactives et de nombreuses configurations dont plus personne ne connaissait l’origine. La lisibilité en souffrait, tout comme la facilité d’utilisation, et donc la base d’un développement durable. C’est pourquoi nous voulions recréer une base propre.» Parallèlement, l’ambition d’exploiter de manière ciblée les possibilités numériques s’est renforcée. Conformément à la devise «compétent et humain», l’objectif était de créer une base standardisée qui renforce la participation des collaborateurs tout en les soulageant malgré la complexité croissante du quotidien de planification. La décision: un nouveau départ assumé. Dans ce contexte, l’UKBB a délibérément décidé de ne pas poursuivre les structures existantes très hétérogènes et d’opter pour une reconstruction complète. L’objectif était de créer une solution propre et durable – avec des structures plus claires, une meilleure vue d’ensemble et une utilisation simplifiée. En particulier dans la perspective des fonctionnalités de myPOLYPOINT et la planification automatisée des services avec smartPEP, une standardisation transversale devrait être atteinte. La démarche: analyser, piloter, reconstruire. Le projet a démarré au printemps 2025 et a été mis en œuvre en plusieurs phases. Les structures existantes ont été analysées et préparées pour la reconstruction. Parallèlement, l’UKBB a introduit l’Identity Management (IDM) et piloté la nouvelle application myPOLYPOINT dans une unité de soins. Cela a permis d’acquérir rapidement de l’expérience et de jeter les bases solides pour les prochaines étapes. En automne, la nouvelle instance PEP a été mise en place et configurée selon les standards définis. Dès la mi-octobre, les responsables de la planification ont pu établir les premiers plannings pour l’année 2026 dans la nouvelle solution, tandis que les collaborateurs travaillaient encore avec l’ancien système. Cette approche parallèle s’est révélée être un grand avantage. Les incohérences typiques, d’un nouveau système ont pu être identifiées et corrigées en amont, avant une mise en production généralisée. Un go-live guère perceptible au quotidien. Le passage effectif au nouveau PEP au 1er janvier 2026 a été bien moins spectaculaire qu’on aurait pu l’imaginer pour un projet de cette envergure. Pour de nombreux collaborateurs, cela s’est résumé à un nouveau raccourci sur leur ordinateur, tandis que des ajustements techniques étaient réalisés en arrière-plan et que les pointeuses étaient reconfigurées. Anthony Dyson résume bien cette phase: «Le passage au 1er janvier a été presque entièrement organisationnel – il s’agissait plus ou moins simplement d’un basculement.» Le fait que l’interface utilisateur du nouveau système ne diffère guère de l’ancienne a également aidé. Le changement n’était guère perceptible au quotidien. Quelques défis techniques liés aux pointeuses sont apparus, mais ont été rapidement identifiés et résolus. Premiers effets – et une base solide. Aujourd’hui, l’UKBB dispose d’une base de planification nettement plus structurée et standardisée. Certaines unités de soins ont déjà signalé que le nouveau concept d’icônes, par exemple, semblait plus clair et plus simple. Il est toutefois évident qu’une grande partie des bénéfices ne se manifestera qu’au cours des prochaines phases du projet. La reconstruction n’était donc pas une finalité, mais une base solide pour le développement futur. La participation comme prochaine étape. La prochaine phase se concentre sur les processus participatifs. L’UKBB souhaite introduire des fonctionnalités centrées sur les collaborateurs là où elles sont judicieuses sur le plan organisationnel et durables dans la pratique. L’introduction débutera par les souhaits de service, suivis d’autres Self-Services, comme les échanges de services ou d’autres formes de participation des collaborateurs. M. Dyson formule l’objectif comme suit: «Notre objectif est une planification participative la plus complète possible, partout où cela est pertinent sur le plan organisationnel.».

Les organisations de santé doivent compenser les absences et les fluctuations – dans un contexte de pénurie de personnel qualifié. Une enquête de la ZHAW estime le temps de coordination nécessaire pour chaque absence de courte durée à 55 minutes en moyenne; même une légère flexibilité peut réduire les frais de personnel d’environ 7%. C’est précisément là qu’intervient la collaboration entre POLYPOINT et careanesth: des ressources flexibles doivent être directement disponibles dans le PEP – sans étapes supplémentaires. "Flexibilisation et mise en réseau sont les cartes maîtresses à jouer". Peter Gmeiner, Lead Portfolio Management, POLYPOINT Travail temporaire et modèles de pool: une planification sans détours. Voici comment les deux partenaires mettent concrètement en œuvre leur solution commune: careanesth apporte la couverture temporaire externe via la plateforme, POLYPOINT reproduit la planification du pool directement dans le PEP. Pool de personnel interne dans le PEP: Les responsables de la planification trouvent, réservent et prévoient les collaborateurs disponibles directement dans le tableau de planification (feuille de planification), font des demandes et reçoivent des confirmations push automatiques. Une carte thermique permet d’avoir une vue transparente sur les disponibilités. Les métriques du pool (y compris l’exportation CSV) fournissent des indicateurs pour l’évaluation et le pilotage. Intégration transparente des ressources externes: La plateforme careanesth donne accès à des infirmières et infirmiers qualifiés pour pourvoir des équipes ponctuelles, même être affectés pour plusieurs mois. Le recours à des compétences définies et à des mécanismes de réservation garantit l’affectation ciblée des ressources en personnel. Autonomie et flexibilité pour les professionnels: les infirmières et infirmiers définissent eux-mêmes leurs disponibilités. Les modèles de travail flexibles, tels que l’appartenance à un pool ou la fonction de remplaçant – y compris en complément de l’emploi fixe existant – sont définis de manière uniforme et rendus exploitables dans la gestion des capacités de la solution de planification. Une approche de bout en bout plutôt que des solutions isolées: la mise en réseau suppose que les processus soient entièrement numérisés. POLYPOINT connecte les processus décentralisés et centralisés et ouvre la planification aux pools de personnel internes et externes. "Grâce à des modèles de travail modernes supplémentaires, nous pouvons contribuer à réduire le nombre de personnes quittant chaque année la profession". Alain Meyer, careanesth

Dans de nombreuses organisations de santé, la communication est aujourd’hui mobile, rapide et multicanale. Les demandes de précisions, les concertations et les processus décisionnels courts ont déjà lieu sur des plateformes telles que Microsoft Teams ou Beekeeper. C’est précisément à ce niveau que se joue l’expérience de la planification digitale: sera-t-elle perçue comme un soulagement ou comme un détour supplémentaire. En effet, le vrai frein ne se situe pas là où les informations manquent, mais là où les collaborateurs doivent changer d’environnement pour chaque étape liée à la planification. Lorsqu’on est extrait du flux de communication pour gérer les souhaits de service, disponibilités, pointages ou retours, la digitalisation est souvent vécue non pas comme une simplification, mais comme un processus supplémentaire. C’est précisément là qu’intervient l’intégration de myPOLYPOINT. Les fonctions de planification pertinentes sont directement accessibles là où la collaboration a déjà lieu. Cela réduit les intermédiaires, diminue les ruptures de médias et rend les retours plus rapides, fiables et adaptés au quotidien – pour les collaborateurs comme pour les responsables de la planification. «Nous avons intégré la solution dans Teams, car les équipes soignantes travaillent beaucoup avec Teams au quotidien. Ainsi, les collaborateurs disposent d’une application comme point d’accès central.» Michael Döring, CNO/direction des soins et du social, groupe LUKS La valeur ajoutée ne réside donc pas seulement dans l’utilisation mobile, mais aussi dans le flux de travail lui-même. Lorsque la communication et la planification se rapprochent, il en résulte un lien plus fiable entre le souhait, le feed-back et la décision. Les collaborateurs restent dans leur environnement habituel, les planificateurs reçoivent les informations directement et les organisations créent un environnement de travail digital qui connecte au lieu de séparer.

Si les organisations de santé veulent concevoir intelligemment leurs processus RH et rendre la planification du personnel réellement gérable, deux conditions sont essentielles: une compréhension approfondie des processus au quotidien et un savoir-faire étendu sur les possibilités offertes par les solutions modernes. C’est précisément là qu’intervient le partenariat entre POLYPOINT et HRM Systems – deux expertises, un objectif commun: soulager durablement les équipes RH et faire progresser la planification du personnel dans le secteur de la santé. Situation initiale : les processus RH complexes exigent une expertise combinéeSituation initiale: les processus RH complexes requièrent une expertise conjointe De nombreuses organisations de santé sont confrontées au même défi: les processus RH doivent fonctionner efficacement, la planification doit alléger la charge de travail, mais les capacités et les connaissances détaillées sur les solutions correspondantes sont limitées. HRM Systems joue ici un rôle décisif. L’équipe ne se contente pas de conseiller les clients: selon le projet, elle intervient également sur le plan opérationnel auprès d’eux. Cette implication concrète crée une connaissance approfondie des besoins, des défis et des souhaits de chaque organisation et permet de représenter correctement les processus RH dans les solutions POLYPOINT. Avec ses solutions, POLYPOINT jette les bases permettant aux organisations de santé de professionnaliser et d’automatiser l’affectation du personnel et de mieux l’adapter aux besoins des collaborateurs. Cela permet de réduire sensiblement la charge de travail, tout en renforçant la stabilité et la satisfaction au sein de l’entreprise. La solution : deux partenaires qui comprennent vraiment les processus des clients. HRM Systems et POLYPOINT se complètent idéalement : HRM Systems apporte son savoir-faire issu du quotidien opérationnel, au plus près des équipes, souvent directement dans les fonctions RH internes. POLYPOINT apporte sa compétence en matière de solutions – quels standards sont judicieux, comment ils fonctionnent et comment les mettre en place de manière optimale. Il en résulte une approche qui va bien au-delà de mise en œuvre classique: les exigences stratégiques et la réalité quotidienne ne font plus qu’un. Les partenaires sont ainsi en mesure de fournir des conseils, concevoir des projets et les concrétiser de manière ciblée. Il ne s’agit pas seulement d’aligner les souhaits et les solutions: ensemble, ils mettent en œuvre les thèmes conformément aux standards – via la configuration et les meilleures pratiques, jusqu’à un fonctionnement fiable dans l’activité quotidienne. «HRM Systems apporte la réalité des processus – nous la traduisons en données, règles et configuration. Ainsi, la planification peut être automatisée et devient compréhensible.» — Carlo Feretti, Tribe Leader Business Services, POLYPOINT . Ensemble, nous ne nous contentons pas d’harmoniser les exigences et les solutions possibles, mais nous les traduisons en un concept pratique et une configuration solide.

COMMUNIQUÉ DE PRESSE POLYPOINT s’associe à Main Capital Partners – un partenaire solide pour une évolution stratégique axée sur le SaaS, l’innovation de solutions et le service client. Berne-Gümligen, le 4 décembre 2025 – POLYPOINT SA, fournisseur établi de solutions logicielles pour le Workforce Management et la planification des ressources dans les organisations de santé, accueille Main Capital Partners en tant que nouvel investisseur majoritaire. Grâce à la participation de Main Capital Partners, les solutions intelligentes basées sur le cloud ainsi que la qualité de service sont encore développées de manière ciblée sur l’ensemble du portefeuille de solutions. Aujourd’hui, POLYPOINT soutient plus de 1000 clients dans la planification efficace et participative du personnel et des ressources – des hôpitaux de soins aigus aux établissements de soins de longue durée en passant par les cliniques de réhabilitation et psychiatriques. En Suisse et en Allemagne, des cliniques universitaires et des groupes hospitaliers de premier plan font notamment confiance aux solutions de POLYPOINT. Qu'est-ce que cela signifie pour la clientèle? Pour les clientes et clients existants, la collaboration avec POLYPOINT dans les affaires courantes reste inchangée: les solutions, les contrats et les interlocuteurs restent les mêmes, les projets en cours se poursuivront comme prévu. Dans le même temps, POLYPOINT se tourne encore davantage vers l’avenir afin de soulager davantage les organisations de santé dans les années à venir. Avec Main Capital Partners comme investisseur majoritaire, POLYPOINT accélère la transformation SaaS et augmente la vitesse d’innovation sur l’ensemble de ses solutions. Sont notamment prévus: le développement continu de fonctionnalités basées sur l’IA – par exemple pour la planification automatisée des services ou l’aide intelligente à la décision – ainsi que l’évolution permanente des solutions existantes pour alléger la charge des équipes soignantes, des équipes médicales et des services administratifs. «Le partenariat avec Main Capital Partners accélère notre transformation SaaS et renforce notre pipeline d’innovation», déclare Iris Kornacker, CEO de POLYPOINT. «Nous améliorons ainsi la qualité et l’évolutivité de nos solutions et proposons à notre clientèle une offre de services encore plus performante.» Prises de position de l’ancien et du nouveau conseil d’administration Pour Jürg Schwarzenbach, ancien président du conseil d’administration et entrepreneur, cette décision est une étape logique: «Grâce à sa longue expérience dans le domaine des logiciels, Main Capital Partners est le partenaire idéal pour poursuivre le développement ciblé des solutions éprouvées et intelligentes de POLYPOINT. Je suis convaincu que ce partenariat renforcera l’entreprise sur le plan stratégique et donnera une impulsion décisive à sa prochaine phase de développement.» Dorian Berndt, le nouveau président du conseil d’administration de POLYPOINT, ajoute: «Nous nous réjouissons d’accompagner POLYPOINT sur son chemin vers un rôle de premier plan en tant que fournisseur SaaS dans le secteur de la santé. L’entreprise jouit d’une position forte sur le marché, de relations clients de longue date et d’un potentiel d’innovation évident dans les hôpitaux, les cliniques de réhabilitation et psychiatriques ainsi que les établissements de soins de longue durée. Ensemble, nous souhaitons accélérer le développement technologique et renforcer durablement POLYPOINT sur ses marchés principaux.» Engagement en faveur du système de santé Avec ce nouveau partenariat, POLYPOINT réaffirme son engagement à long terme en faveur du secteur de la santé – des soins aigus aux soins de longue durée en passant par la réhabilitation et la psychiatrie. L’objectif reste de fournir des solutions logicielles intelligentes qui allègent la charge du personnel de santé, simplifient les processus et améliorent la qualité des soins. À propos de Main Capital Partners Main Capital Partners est un investisseur majeur dans le secteur des logiciels, gérant des fonds de capital-investissement pour un total d’environ 6,5 milliards d’euros dans les pays du Benelux, la région DACH, la France, la Scandinavie et les États-Unis. Main dispose de plus de 20 ans d’expérience dans le développement et le renforcement d’entreprises logicielles. En tant que partenaire stratégique, Main collabore étroitement avec les équipes de direction de son portefeuille afin de favoriser une croissance rentable et de créer des groupes logiciels plus importants et performants. L’entreprise emploie 90 personnes dans ses filiales à La Haye, Düsseldorf, Stockholm, Anvers, Paris et une filiale affiliée à Boston. Main gère un portefeuille actif de plus de 50 entreprises logicielles, représentant plus de 12 000 collaborateurs. Plus d’informations sur Main Capital Partners: main.nl À propos de POLYPOINT Fondée en 1986 et basée à Berne-Gümligen, POLYPOINT SA est un fournisseur leader de solutions logicielles pour la gestion intelligente du personnel et la planification des ressources dans le secteur de la santé. Les solutions aident les hôpitaux de soins aigus, les cliniques de réhabilitation, les psychiatres et les établissements de soins de longue durée à planifier et à gérer efficacement le personnel et les ressources. Avec une centaine de collaborateurs, POLYPOINT accompagne plus de 1000 institutions en Suisse, en Allemagne, au Liechtenstein, au Luxembourg et en Belgique. Plus d’informations sur POLYPOINT: polypoint.ch Vous avez des questions sur ce nouveau partenariat ? Utilisez le formulaire de contact sur notre page d'information.