Innovation et développement : 
ce qui nous fait avancer pendant l'été.

Depuis toujours, POLYPOINT se consacre au progrès. C'est pourquoi nous nous réjouissons de vous présenter bientôt, dans le cadre de nos derniers développements, nos nouvelles solutions pour la planification automatique et la saisie des préférences des collaborateurs, ainsi que pour la saisie des accords et des réglementations d'entreprise. Dans un monde où la planification du personnel devient de plus en plus complexe, nous nous efforçons de vous fournir des outils innovants. Des outils qui vous permettent à la fois d'optimiser votre variabilité opérationnelle et de mettre vos collaborateurs au centre.

Nos nouvelles POLYPOINT Solutions pour l'automatisation et la gestion des préférences et des accords dans la planification des services seront livrées au début de l'année 2024. En plus de ces nouvelles fonctionnalités, nous prévoyons également d'améliorer les solutions existantes en matière de participation des collaborateurs et d'étendre la prise en compte des préférences. Petit à petit, nous travaillons à rendre vos processus de gestion du personnel plus efficaces et plus réactifs.

De la clarté et une bonne base de données.

Les solutions futures de POLYPOINT utilisent des technologies de pointe dans les domaines de la recherche opérationnelle (OR) et de l'apprentissage automatique (ML), qui servent aussi bien à optimiser les processus qu'à prévoir les tendances. Il est donc essentiel que vous disposiez d'une bonne base de données que nous pourrons utiliser pour vous fournir les meilleurs résultats possibles.

La combinaison de l'homme et de la machine conduit à une intelligence accrue dont votre entreprise profitera largement. Nous faisons ici référence à une planification des services participative et automatisée, qui tienne compte à la fois des préférences des collaborateurs et des exigences de l'entreprise.

Qu'est-ce que cela signifie concrètement pour vous?

Nous vous présenterons prochainement une série de nouvelles solutions. Parmi elles, des extensions de l'application myPOLYPOINT (préférences), le Stations-Board, le Planning-Board et le Dashboard. Ces outils innovants ont été conçus pour accroître l'efficacité de la planification du personnel tout en améliorant la flexibilité dans les organisations. Nous sommes bien sûr conscients que ces nouveaux noms de nos composants de solution ne vous sont peut-être pas encore totalement familiers. Mais chaque chose en son temps.

Toutefois, voici ce que nous pouvons vous promettre: ces solutions ont le potentiel de réduire considérablement la charge de travail liée à la planification des services, voire même d'un facteur 5 à 10 en fonction de l'entreprise et de l'environnement. En même temps, elles ont pour objectif d'augmenter sensiblement la satisfaction au travail des collaborateurs. Nous sommes donc certains que vous aussi, vous vous réjouirez de ces développements.

Ce que les nouvelles solutions vont apporter. Et comment vous y préparer.

Avant tout, il ne s'agit pas seulement d'une question de technologie. Au contraire, il s'agit d'une occasion d'améliorer les processus et de se concentrer sur les personnes impliquées. Voici pourquoi :

• Réfléchissez à la manière dont vous pouvez intégrer numériquement vos collaborateurs dans le processus afin qu'ils fassent partie intégrante des nouveaux processus. 
  
  
• Réfléchissez à la manière dont vous pouvez créer les conditions d'une planification automatique et à l'impact que cela pourrait avoir sur vos collaborateurs.
  

En effet, la réussite de la transition vers la planification automatique nécessite à la fois des changements technologiques et un changement de culture d'entreprise vers plus de participation numérique et de transparence.

• Délais de vacances : notre solution de planification automatisée exige que la planification des vacances pour la période concernée, qui est calculée automatiquement, soit entièrement complétée dans le système. Les périodes de vacances individuelles de chaque collaborateur doivent être saisies à l'avance. Ainsi, elles seront systématiquement intégrées dans la planification automatique.
  
  Ceci permet de s'assurer qu'aucun planning de services n'est créé qui entrerait en conflit avec des périodes d'absence planifiées. La saisie complète et l'intégration de la planification des vacances dans le système avant le début du processus de planification automatique sont donc essentielles pour garantir la précision et l'efficacité de la planification.
  
  
• Souhaits de planification : notre solution intègre dans le processus de planification tous les souhaits de planification qui ont été saisis dans le système immédiatement avant le début du calcul automatique. 
  Les collaborateurs ont la possibilité d'indiquer leurs préférences et exigences individuelles. Celles-ci sont ensuite utilisées par notre système pour optimiser les plannings de services. 
  
  Cette approche ne favorise pas seulement une plus grande satisfaction et motivation des collaborateurs en tenant compte de leurs besoins et souhaits individuels. Elle améliore également l'efficacité et la précision de la planification globale du personnel. Notre objectif est de garantir un équilibre entre les besoins opérationnels et les préférences des collaborateurs. Cette fonctionnalité y contribue largement.
  
  
• Préférences de planification : il est essentiel que les préférences individuelles des collaborateurs soient non seulement connues, mais aussi systématiquement enregistrées dans la solution de planification. Même si les collaborateurs connaissent leurs préférences et que les planificateurs les ont en tête, il est essentiel que ces informations soient également enregistrées dans le système. Les collaborateurs ont la possibilité d'indiquer leurs préférences concernant certaines équipes de rotation, certains jours de travail et certaines heures de travail. Ces préférences doivent ensuite être saisies et enregistrées dans le système afin d'être prises en compte dans la planification automatique.
  
  Ces données précieuses ne peuvent être utilisées efficacement que si elles sont enregistrées correctement et intégralement dans le système. Vous concevez ainsi une planification des services qui répond aux exigences de l'entreprise tout en favorisant la satisfaction et la motivation des collaborateurs.
  
  
• Accords : l'un des points forts de notre solution réside dans sa capacité à intégrer systématiquement les accords et les réglementations de l'entreprise. Par rapport aux méthodes traditionnelles, où les informations et les directives importantes ne sont souvent présentes que dans la tête de certaines personnes, notre système offre un avantage significatif : il permet de déposer les règles et les accords sur une plateforme centrale et de les appliquer systématiquement.
  
  De cette manière, la planification devient plus efficace, plus fiable et plus sûre sur le plan juridique. L'accent se déplace du rappel de règles individuelles vers la conception de processus reposant sur des bases solides et intégrées dans le système.
  
  
• Profils de besoins : basé sur les profils de besoins spécifiques de votre entreprise, notre système offre une capacité de planification avancée. Il est essentiel que ces profils soient soigneusement détaillés dans le système afin de garantir une affectation et une gestion optimales du personnel. Nous avons souvent observé que la gestion des besoins en personnel n'est pas traitée avec le soin et l'attention nécessaires dans certaines entreprises. Cela peut conduire à des processus inefficaces et à une utilisation non optimisée des ressources.
  
  
• Pool de collaborateurs et de remplaçants : dans le contexte de la planification automatique du personnel, la gestion des pools de collaborateurs et de remplaçants joue un rôle décisif. Une gestion efficace et transparente de ces ressources au sein de l'entreprise est indispensable pour exploiter pleinement le potentiel de notre solution.
  
  Le pool de collaborateurs et de remplaçants constitue une composante agile et flexible de notre solution de planification automatique. Il fonctionne comme un réservoir dynamique de talents prêts à compenser les pénuries de personnel émergentes et à garantir ainsi la stabilité des opérations. En même temps, le pool peut être utilisé comme outil stratégique pour gérer les excédents de personnel. En identifiant et en réservant le personnel excédentaire, celui-ci peut être utilisé en cas de besoin futur.
  
  Les changements à court terme, les absences inattendues et les augmentations soudaines de la charge de travail peuvent avoir un impact considérable sur les besoins en personnel. Dans ce cas, l'utilisation efficace du pool de collaborateurs et de remplaçants garantit une réaction flexible à ces défis.
  
  Pour une gestion réussie, il est très important de définir des directives claires pour l'entreprise concernant la gestion et l'utilisation du pool. Cela garantit une utilisation optimale de cette précieuse ressource. Et cela contribue à renforcer l'efficacité et l'adaptabilité de votre planification du personnel.
  
  
• Protection des données et sécurité : ce sont deux sujets très sensibles tant dans l'informatique que dans le domaine de la santé. C'est pourquoi, avec POLYPOINT Solutions, nous misons sur des algorithmes qui permettent à vos données d'être dans le cloud au moment où elles doivent l'être – et qui sinon, restent chez vous. Nous sommes conscients que cette étape nécessite typiquement l'approbation du responsable de la sécurité et que des dialogues techniques concernant la protection des données peuvent être nécessaires. C'est pourquoi nous accordons une grande importance à une étroite collaboration et à une bonne communication. Afin de garantir que toutes les exigences relatives à la protection des données soient respectées et que vous puissiez vous sentir en sécurité à chaque étape du processus d'onboarding.
  
  

Une solution humaine sur mesure.

L'introduction de notre solution de planification automatisée ne représente pas seulement un changement technique. Elle a également un impact profond sur les personnes impliquées, comme les collaborateurs et les planificateurs. Il ne s'agit pas seulement d'utiliser un nouveau logiciel, mais bien plus d'une transformation des méthodes et des processus de travail qui nécessite une participation active et une volonté d'adaptation de la part de toutes les parties impliquées.

L'intégration des collaborateurs dans le processus de planification joue un rôle central dans cette transition. L'introduction de nouvelles technologies peut présenter des défis – mais nous sommes convaincus que cela offre également de nouvelles possibilités pour une planification plus efficace et plus juste.
Nous encourageons donc toutes les parties impliquées à participer activement à ce processus et à se familiariser avec la nouvelle technologie. L'utilisation des fonctions existantes – telles que l'échange de services, la demande de remplacement de ressources, etc. –, peut aider à reconnaître les avantages de la planification numérique et à favoriser l'acceptation de la nouvelle solution.

Résumé.

L'automatisation de la planification du personnel constitue une clé pour relever les défis du domaine de la santé. Cela ne vaut pas la peine d'attendre. Commencez dès aujourd'hui à préparer l'avenir d'une planification intelligente et participative. Si vous avez des questions ou besoin d'aide, adressez-vous à votre personne de contact. Nous vous soutenons à chaque étape vers l'avenir.

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