POLYPOINT_Blog_Headerbild_Shift_Projekt
22. juillet 2022

Comment les hôpitaux deviennent-ils « smart » ?

Le « Smart Hospital » du futur est développé dans le cadre du projet phare d'Innosuisse « SHIFT ». Depuis le lancement en décembre 2021, POLYPOINT représente le sous-projet D.3 : « Gestion flexible des capacités en personnel en fonction des besoins à l'hôpital ». Les défis actuels de nos partenaires de terrain sont au coeur de nos réflexions et activités.

La planification automatisée du personnel dans les hôpitaux se base généralement sur des valeurs moyennes. L'expérience montre que la qualité d'une bonne planification des équipes dépend fortement de la perception subjective et des compétences des planificateurs (shift planner).

POLYPOINT poursuit actuellement le développement d'une solution systémique axée sur une planification tout au long des prestations. Pour équilibrer les facteurs d'influence qui sont plus ou moins forts sur la planification des équipes, l'équipe de POLYPOINT mise sur une perspective centrée sur le client. Et approfondit ainsi la situation existante et les défis actuels concernant le processus de planification des prestataires de soins dans le secteur de la santé.

Ainsi, la première phase du sous-projet D.3 de SHIFT « Gestion flexible des capacités en personnel en fonction des besoins à l'hôpital » a mis en lumière les résultats tirés d'entretiens qualitatifs menés avec des responsables hospitaliers dans le domaine des soins. Ce point de vue, axé sur la pratique, montre que les défis sont multiples. Cependant, on observe un dénominateur commun à tous ces défis : l'élaboration et la mise à jour de la planification des équipes prend trop de temps, même avec les standards actuels.

 

Voici les conclusions qui ressortent de notre enquête auprès de nos partenaires de terrain :

1. Facteurs généraux influençant l'efficacité du processus de planification :
  • En raison de la grande complexité de la planification des équipes, les responsables de la planification (shift planner) consacrent en moyenne au moins un jour par semaine à la planification opérationnelle. Les préférences des collaborateurs, le respect des exigences légales, celles propres à l'entreprise et aux soins ainsi que les dimensions de la flexibilisation sont des critères qui doivent être pris en compte par les planificateurs.
    Consultez également à ce sujet notre autre projet Innosuisse sur une planification des services « intelligente et participative ».
  • La pénurie actuelle et croissante de personnel dans les professions de soins est un autre facteur essentiel en termes d’investissement en temps. Les absences de courte durée génèrent un surcroît de travail, car ces absences sont généralement couvertes par une coordination laborieuse effectuée par les planificateurs eux-mêmes. Et ce, par le biais de demandes directes et souvent personnelles, de personnes de remplacement.
  • Les méga-tendances telles que le New Work et la connectivité favorisent de nouveaux modèles de travail qui répondent à un besoin pressant de flexibilité chez les jeunes générations d'employés. Mais cela augmente également la complexité de la planification manuelle. Outre les préférences que les professionnels de la santé souhaitent voir prises en compte, les planificateurs doivent tenir compte des disponibilités de base du personnel soignant pour constituer les différentes équipes.
    • Connaissez-vous le concept du workforce management participatif ? En savoir plus.
  • Ce mélange complexe est un critère important pour la répartition des bonnes personnes dans la planification des équipes. Non seulement le nombre de cas/patients, mais aussi leurs caractéristiques telles que leur indice de masse corporelle (IMC), leur dépendance ou leur niveau de soins, entre autres, ont une incidence sur les besoins en personnel des équipes correspondantes.

 

2. Facteurs spécifiques influençant la planification des équipes en fonction des besoins :
  • Dans les hôpitaux de soins aigus en particulier, les fluctuations du taux d'occupation lors des admissions en urgence, mais aussi lors des traitements planifiés, constituent un défi pour la planification du personnel en fonction des besoins.
  • La budgétisation du personnel est aujourd'hui motivée par des considérations économiques. Des budgets trop rigides empêchent une planification flexible du personnel en fonction des besoins, car le personnel temporaire et les pools de collaborateurs ne sont souvent pas inclus dans les prix. Dans la réalité, ces derniers sont souvent financés transversalement par le biais des indemnités journalières de maladie et les coûts supplémentaires qui en résultent doivent être justifiés par la suite.

3. Parallèlement à ces facteurs d'influence généraux et spécifiques sur la planification des équipes, les partenaires de terrain mentionnent également des besoins concrets dans l'enquête centrée sur la clientèle :
  • Nombre et compétences des collaborateurs
  • Outil pour une planification automatisée de l'affectation du personnel avec prise en compte des préférences/congés
  • Meilleure prise en charge des pronostics
  • Nouveaux rôles au sein de l'hôpital comme un(e) coordinateur(trice) de la planification
  • Nivellement des fluctuations du taux d’activité pour une meilleure possibilité de planification
  • Budgets consacrés aux soins plus réalistes grâce au management hospitalier

 

Comment nos partenaires de terrain font-ils face à cet état actuel des choses ?

Sur la base des résultats ci-dessus, POLYPOINT a souhaité que ses partenaires de terrain lui indiquent les mesures déjà prises pour faire face aux défis mentionnés. Et si, parmi celles-ci, se trouvaient éventuellement des pistes pour trouver un outil pratique.

  • Des conditions de travail plus attrayantes grâce à des mesures telles que de nouveaux modèles d'équipes et/ou de temps de travail, des modèles équitables, des options pour des taux d'activité flexibles, etc., ont certes un impact sur la complexité de la planification. Cela vaut néanmoins la peine d'y recourir pour faire face au manque de personnel et aux besoins de l'époque actuelle.
  • Des logiciels distincts permettant de planifier les capacités sont utilisés de manière isolée pour établir des prévisions et planifier l'affectation du personnel en fonction des besoins.
  • C'est surtout pour les absences de personnel à court terme que l'on fait de plus en plus appel à des pools de personnel ou à du personnel temporaire. Quelques hôpitaux dont le taux d'occupation est fluctuant utilisent ces options pour établir une planification flexible du personnel en fonction des besoins.
  • Des mesures isolées sont également prises pour niveler les fluctuations du taux d’activité. Par exemple, la synchronisation de la planification des salles d'opération, la gestion des demandes d’admissions, la gestion des durées de séjour, etc.
  • Les hôpitaux mènent en partie des enquêtes sur la charge de travail subjective auprès du personnel soignant afin d'obtenir des indications sur la planification du personnel en fonction des besoins.

 

Quel potentiel POLYPOINT voit-il pour le développement futur ?

Le besoin d'une planification moins chronophage est latent. Pour procéder à la planification des équipes tout au long de la planification des prestations, il faut tenir compte des facteurs d'influence fondamentaux et des connaissances individuelles des planificateurs (shift planners). Cette base crée la possibilité de gérer les capacités en personnel en fonction des besoins et assure un processus de planification efficace. En même temps, elle crée un nouveau type de transparence grâce à des indicateurs élargis.

Autres potentiels à déployer :

  • Utilisation transparente des capacités
  • Permettre des processus de planification plus courts et plus dynamiques
  • Visibilité des facteurs d'influence sur les fluctuations du taux d’activité
  • Formation de modèles dérivés comme base pour des prévisions du taux d’activité
  • Prévisions des besoins en personnel à moyen terme
  • Prévision de la capacité en personnel fixe et flexible et de la taille des pools

L'équipe de POLYPOINT se réjouit de la prochaine étape du sous-projet D3 de SHIFT : la conception de l'étude et la validation de la procédure avec les responsables hospitaliers. Restez à l'écoute !

 

Vous trouverez d'autres informations sur l'engagement de POLYPOINT dans le projet « SHIFT » ici ou dans notre newsletter mensuelle. S'abonner maintenant.

Vous souhaitez en savoir plus sur la totalité du projet phare d'Innosuisse « SHIFT » et sur le développement du « Smart Hospital » du futur ? En savoir plus. 

Neuste Beiträge.

2 Min
myPOLYPOINT suscite l’enthousiasme de ses utilisateurs.

Featured Solutions and Services L'intégration de myPOLYPOINT suscite l’enthousiasme de ses utilisateurs. Le Swiss Healthcare Circle s'est récemment tenu au Microsoft Technology Center. Lors de cet événement impressionnant qui a réuni près de 200 participants, j'ai eu l'occasion, en tant que responsable de l'innovation chez POLYPOINT, d'avoir un aperçu approfondi sur huit projets innovants qui utilisent les technologies Microsoft. D’emblée, voici ma conclusion : j’ai été enthousiasmé. La présentation de Michael Döring-Wermelinger de l'hôpital cantonal de Lucerne a constitué un moment particulièrement fort. Il a informé les personnes présentes de l'intégration réussie de myPOLYPOINT dans Microsoft Teams. Cet aperçu de l'application pratique de nos solutions en combinaison avec une plateforme technologique de pointe a été extrêmement inspirant. Et cela a souligné encore une fois l'importance de la numérisation dans le secteur de la santé. Voici ce qu'il a déclaré : « Une bonne planification du personnel revêt une très grande valeur. Le temps nécessaire pour la mettre en place est important pour chaque entreprise. Rien que dans nos services de soins stationnaires à l'hôpital cantonal de Lucerne, nous consacrons un temps équivalent à plusieurs postes par an. » Lisez ici la contribution complète de Michael Döring-Wermelinger > Les présentations de sept autres projets ont également livré de précieuses informations. Elles ont révélé de manière impressionnante la diversité des innovations numériques qui améliorent les soins de santé. Ce fut une expérience formidable d’observer en action les différentes applications des technologies Microsoft – notamment les cas d'utilisation basés sur l'IA – et d'apprendre des expériences d'autres acteurs de la branche. Cet événement enrichissant donne envie d'en savoir plus. Merci à Microsoft, d'avoir organisé cette rencontre inspirante. Et bien sûr, un grand merci aux entreprises utilisatrices de myPOLYPOINT. Thomas Buerdel, Head of Innovation bei POLYPOINT Nous avons éveillé votre intérêt ? Ici, vous en apprendrez plus sur myPOLYPOINT et pourrez prendre contact avec nous très facilement via le formulaire > Cela pourrait également vous intéresser : Vous trouverez ici les #First Insights sur le workforce management intelligent.

1 Min
Utiliser myPOLYPOINT efficacement sur les plateformes de communication.

Featured Solutions and Services Utiliser myPOLYPOINT efficacement sur les plateformes de communication actuelles. Dans le contexte professionnel numérique actuel, les entreprises recherchent des solutions offrant à la fois simplicité ET efficacité. C'est précisément là que l'application myPOLYPOINT apporte une valeur ajoutée. En effet, grâce à une collaboration intensive et à l'intégration directe de myPOLYPOINT dans différentes plateformes de communication d'entreprises partenaires, les processus sont encore plus simples et efficaces pour les collaborateurs des institutions de santé. Vous pouvez utiliser les solutions de myPOLYPOINT directement via l'application myPOLYPOINT ou les intégrer dans la plateforme de communication que vous avez choisie pour vos collaborateurs. Une utilisation optimale est ainsi offerte à vos collaborateurs. Avec la stratégie « One App » - tout dans une application - les collaborateurs profitent simultanément des avantages des solutions mobiles POLYPOINT et des outils de communication mobiles. L'intégration des solutions myPOLYPOINT dans l'application Beekeeper représentait déjà un pas en avant vers des solutions collaboratives et judicieusement reliées entre elles. Nous franchissons désormais une étape supplémentaire: myPOLYPOINT est désormais également disponible dans l'App Store de Microsoft. Optimisée pour l'intégration dans Microsoft Teams, l’application permet un accès direct et une intégration simple des solutions POLYPOINT dans vos processus quotidiens. De plus, nous garantissons ainsi à vos collaborateurs le meilleur accès possible à tous les outils et informations dont ils ont besoin, à tout moment et en tout lieu, et de manière adaptée à leurs canaux de communication. La plateforme de communication centralisée facilite considérablement la gestion des accès et des autorisations. Comme l'intégration dans Teams repose sur une authentification unique (Single Sign-On), vous et vos équipes évoluez dans un environnement de travail numérisé qui est transparent, intuitif et extrêmement efficace. Cela vous intéresse? Découvrez ici plus d'informations sur myPOLYPOINT et prenez facilement contact avec nous via le formulaire. Cela pourrait également vous intéresser : Vous trouverez ici les #First Insights sur le workforce management intelligent.

Innovation und Development News: Präferenzen in der partizipativen Dienstplanung
4 Min
Un facteur déterminant : les préférences dans la planification des services.

Innovation and Development News Un facteur déterminant : les préférences des collaborateurs dans la planification intelligente et participative des services. Au début de l'année 2024, les nouvelles POLYPOINT Solutions relatives à l'automatisation et la gestion des préférences et des accords dans la planification des services seront livrées. Ces nouvelles solutions ont le potentiel de réduire considérablement le travail de planification des services. Les premiers résultats le montrent: en fonction de l'entreprise et de l'environnement, ce facteur peut même aller de 5 à 10. Parallèlement, ces nouvelles solutions ont pour objectif d'augmenter sensiblement la satisfaction des collaborateurs au travail. En associant l'humain et la machine, votre entreprise profite d'une intelligence accrue. C'est pourquoi nous parlons d'une planification des services intelligente, participative et automatisée, qui tient compte à la fois des préférences des collaborateurs et des exigences de l'entreprise. Pour en savoir plus > Dans notre «program inkrement» actuel, nous travaillons intensivement sur les outils permettant de répondre aux préférences des collaborateurs. Pour ce faire, nos «experience designer» ont mené des entretiens avec différents groupes de personnes du côté des clients. Les résultats sont pris en compte de manière ciblée dans le développement. De plus, des tests sont déjà en cours chez les premiers clients. C'est pour nous une bonne raison d'examiner de plus près l'aspect participatif de la planification automatisée des services. Participation dans la planification des services: pourquoi l'implication des collaborateurs fait-elle la différence? À une époque où l'automatisation et la technologie sont de plus en plus importantes, il est essentiel de ne pas perdre de vue la dimension humaine. Les besoins et préférences individuels des collaborateurs jouent un rôle central, en particulier dans la planification des services et des équipes. Nos analyses précédentes dans le domaine d'une planification participative des services le prouvent également > La satisfaction de vos collaborateurs est en effet bien plus qu'un «nice-to-have». Elle devient de plus en plus un facteur de réussite décisif pour une entreprise. Les collaborateurs qui sont impliqués dans le processus de planification se sentent valorisés et compris. En leur permettant de faire part de leurs préférences et de leurs besoins, on tient non seulement compte des souhaits individuels, mais on évite aussi les conflits potentiels. Le résultat: des plannings de services et d'équipe établis de manière efficace, qui favorisent l'efficacité et l'harmonie. Une caractéristique particulière de la planification automatique et participative de POLYPOINT Solutions est la possibilité de pondérer les préférences des collaborateurs. Cette pondération détermine dans quelle mesure et à quel degré les préférences doivent être prises en compte dans l’élaboration du planning. Les planificateurs bénéficient ainsi d'une plus grande flexibilité et ont la possibilité d'harmoniser de manière optimale les besoins individuels et ceux de l'entreprise. Par ailleurs, si la participation peut être pondérée, les accords demeurent des éléments fixes parmi les données pertinentes pour la planification. Ceux-ci sont toujours pris en compte par l'algorithme et ne sont pas négociables. Les besoins opérationnels importants sont ainsi toujours respectés. En revanche, les préférences des collaborateurs peuvent varier en fonction de la pondération. Illustration: les étapes pour se préparer à la planification intelligente et participative myPOLYPOINT: la participation en toute simplicité. La mise en œuvre de la participation est considérablement facilitée par l'application myPOLYPOINT. En effet, grâce à cette solution, les collaborateurs peuvent saisir leurs préférences de manière simple et facile. Ces données sont disponibles jusqu'au moment de la planification, afin d'être à nouveau intégrées dans le processus de planification. Dans myPOLYPOINT, la consultation des préférences s'effectue au moyen d'un dialogue intelligent. Dans ce dialogue, les collaborateurs peuvent indiquer leurs préférences et souhaits individuels, par exemple concernant les horaires de travail, les équipes ou les jours de congé. Ce type de consultation permet de collecter en peu de temps des données structurées qui permettent une planification précise et sur mesure. En fonction de la réponse, les collaborateurs ont la possibilité d'indiquer des détails supplémentaires et des préférences spécifiques. Cela permet de garantir que les plannings de services établis répondent aux exigences organisationnelles de l'entreprise tout en tenant compte des besoins et souhaits individuels des collaborateurs. Ils contribuent ainsi à la satisfaction des collaborateurs et à l'augmentation de la productivité. Le dialogue sur les préférences dans l'application myPOLYPOINT constitue ainsi un pont entre les préférences individuelles et les nécessités organisationnelles. Il en résulte un environnement de travail harmonieux et performant. Le feed-back sur les premiers tests effectués chez les clients le montre: la planification participative et automatique constitue la bonne voie. L'intégration approfondie de la thématique de la participation dans une solution de workforce management permet non seulement de rendre les collaborateurs plus satisfaits, mais aussi d'établir des plannings de services et d'équipe plus efficaces et plus pratiques. Soutenu par les nouvelles technologies intelligentes, l'être humain est ainsi toujours placé au coeur des préoccupations. Vous vous intéressez à la pondération des préférences et à myPOLYPOINT ? Découvrez ici plus d'informations sur myPOLYPOINT et prenez facilement contact avec nous via le formulaire > Cela pourrait également vous intéresser : Vous trouverez ici les #First Insights sur le workforce management intelligent.

Newsletter
abonnieren und keine Kundenstory mehr verpassen.